客户档案管理制度(完整版).pdf

档案管理总则 一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特 制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动 工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、 项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐 全完整、安全保密和使用方便。 五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该 归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。 凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 1 5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归 档整理。 六、资料的分类与归档 1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规 定执行。 2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规 定范围内。 七、档案的借阅 1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案 可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经 理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁 止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审 批可以借阅，但借阅时间不得超过4 小时。秘密级档案的借阅必须由 总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总 经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4.档案借阅者必须做到： ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 2 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2.当某些档案到了销毁期时， 由档案管理员填写《公司档案资料 销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3.凡属于密级的档案资料必须 由总经理批准方可销毁；一般的档 案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公 司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登 记表永久保存。 5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经 理办公室主任指定专人监督销毁。 客户档案管理制度 第一章 总则 一、目的 为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保 密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。 二、范围 与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来 的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。 三、职责 3 公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档 案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。 第二章 档案的内容和建档方法 一、客户档案的内容包括以下四项资料： 1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话； 经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、