怎样才算是高效会议.pptx

會議;前言 成功的會議 會議管理 與會規則 主席的職責與注意事項 如何開場、結論、使別人 願意發言及發問的技巧 ;傾聽與記錄的技巧 主席的工作——促動 會議中的問題 如何發言 報告的種類;會議是學習型組織的修煉場 ——深度會談的藝術 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式.;會議主題 會議目的 議程 決議;有效 藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧 營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與 參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發展。 效率 當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。 學習 在參與開會的同時有更多學習的機??。;會議的成本 會議召開的時機 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無法私下協商的;了解實況的人 有權做決定的人 重大關係的人(執行者或關心此會議的人);會議名稱: 明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的: 應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集 時間 地點 議程: 應包含開會預定結束時間 準備資料 與會人員 主辦單位;會議通知範例; 什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?;由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 依照慣例;要守時,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言,簡短扼要 對事不對人,不做人身攻擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷;獨占發言 避免冗長的發言,占用大家交流意見的時間 火爆浪子 要能容納他人的發言,不可情緒化與他人發生衝突 優柔寡斷 要思路清晰,對決議事項要果斷、明確 加入衝突 應站在中立的立場來化解衝突 操控議程 應依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程;背景: 除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,並說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程: 會議中欲討論之事項及其先後順序和預估時間。 會議期待;近來因為受到客戶訂單延後交期的影響,使得本月的生產計劃目標達成率只有80%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何減少新進人員的延誤工時,第二討論新進人員的學習曲線責任歸屬事宜。 首先將由業務部主管為我們說明目前市場變化對工廠訂單的影狀況,再由各位一起討論,然後各部門一一提出配合方案,最後由業務部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的生產力提升計劃,大家加油!; 宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項;塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。; 開放與封閉 空投與指定; 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒;活用5W2H: 即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數字 運用key word 列點說明: 可了解發言重點,歸納出主題方向 一言以蔽之;發言的促動: 讓大家想發言,並說出想表達的意見。 工作分配的促動: 鼓勵大家主動認領工作,掌握成功的機會。 創意的促動: 提出一些其他產品的優點,激發大家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。 問題的促動: 主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。 感情的促動: 主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛; 人身攻擊 ;離題 ;爭議不下 ;抱怨 ;短話長說 ;爭功諉過 對策: 主席應制止不當的發言,並給予其適當的肯定。 引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定。 為反對而反對 對策: 請他提出更好的對策。 引導他思考是否有考慮周延。;獨占發言 對策: 主席制止其行為。 說明規則並強制執行。 消極的話 對策: 發言者的情緒表示理解 提振士氣,擬定共同目標。 呼喊精神口號。; 積極的發言 明確的發言 尊重的發言 坦承的發言 客觀的發言 針對主題; 工作完成的報告: 你完成了