《文件控制程序1》.docxVIP

第1页共14页 #########公司 管理体系文件 Q/JHG20101A-2002 代替:---- 标题： 文件控制程序 实施日期：2002 年2月28 日 1目的 对与质量有关的文件的制（修）订、审核、批准、收发、存档等控制，确保各相关 场所获得并使用有效版本的文件。 2范围 适用丁质量手册、程序文件、管理规定类、产品技术文件、适用的外来文件、表格、 记录等文件的控制。 3术语及缩略语 术语 外来文件一一在本厂使用的非本厂制定的与质量有关的文件（如产品国家标准等） 。 部门级文件——指仅在某个部门内部使用的文件。 3.2缩略语 4相关文件 《记录控制程序》 5职责 各类文件的各阶段职责见下表： 文件种类 起草 审核 批准 组织会签 发放 质量手册 ★ 综合办 管理者代表 总经理 综合办 批准人:# 审核人:#” 起草人### 日 期:2002.2.18 日 期:2002.2.8 日 期:2002.2.1 第2页共14页 程序文件 ★ 职能部门 管理者代表 总经理 综合办 管理规定类 ☆ 职能部门 职能部门 负责人 分管副总 综合办 产品技术文件 ☆ 生产部 技术副总 总经理 综合办 部门级文件 ☆ 本部门 职能主管 部门负责人 本部门 注：★表示必须会签的体系文件 ☆表示可根据需要决定是否会签的体系文件 产品技术文件中的岗位操作法由生产车间起草，生产部审核，生产副总批准 6程序 6.1文件的编写 6.1.1起草部门指定工作人员按下列要求起草： a） 文稿的格式和章节编排符合附录 A; b） 内容满足本公司质量活动的需求，具有可操作性； c） 满足GB/T19001-2000 标准要求。 6.1.2成稿后填写《文件会签表》，明确文件印刷数量和发放范围，应确保对质量起重要 影响的场所都能得到相应文件；部门负责人审查签字后和文稿一并报组织会签部门。 6.1.3质量手册、程序文件必须会签，其它文件按种类文件各阶段职责表规定的权限由 组织会签部门签署是否会签的意见，并组织实施。 6.1.4根据会签意见如需退回修改时，由文稿起草部门修改后返回组织会签部门。 6.2文件的审核与批准 6.2.1组织会签部门将文稿和《文件会签表》送审核人和批准人，审核人、批准人同意 后一并在文稿和《文件会签表》上签字。 6.2.2起草部门负责人、会签人、审核人和批准人对下列要求重点审核： a） 内容符合 GB/T19001 : 2000标准要求； b） 能够满足企业质量活动的需要； c） 具有可操作性； d） 职责明确、工作接口活楚； 第3页共14页 e） 文件的发放范围及印刷数量等明确。 签字人对文件的充分性、适宜性和可行性逐级负责，批准人负最终责任。 6.3文件的编码 文件的编码由组织会签部门负责进行编码。编码原则如下： a） 质量手册编码为：Q/JHG1+版本代码（如：A、B、C等）-年代号，如2002年发 布的A版本手册为Q/JHG1A-2002。 b） 程序文件编码为：Q/JHG2+部门代码+该部门程序文件产生的流水号 +版本代码 （如：A、B、C等）-年代号，如 2002年生产部发布的第 1个程序文件为 Q/JHG20201A-2002 。 注：部门代码为：综合办01 ;生产部02;质检部03;营销部04; 生产车间05 ; c） 管理规定类编码为：Q/JHG3+部门代码+该部门管理文件产生的流水号+版本代码 （如：A、B、C等）-年代号，如 2002年营销部发布的第 3个管理文件为 Q/JHG30403A-2002 ，若换版后将改为 Q/JHG30403B-2002 。 d） 产品技术文件编码为：采用国家标准的引用原编码；企业标准在技术监督局注册的 使用原编码；其他的规定为：Q/JHJ+部门代码+二位技术文件流水号+版本代码（如： A、B、C等+年代号，如生产车间第一个产品的工艺规定为： Q/JHJ0601A-2002 。 e） 部门级文件编码为：Q/JHG4+部门代码+该部门级文件产生的流水号 +版本代码 （如：A、B、C等+年代号。 f） 记录的编码：为相应文件编码+两位该文件产生记录的流水号 6.4文件的印刷 6.4.1起草部门负责印刷、校对和装订，装订后连同《文件会签表》及文稿正本交发文 部门。 6.5文件的发放 6.5.1发文部门在《文件台帐》上登记所发放文件（包括外来文件）的名称、编号、数 6.5.2发文部门在每份受控文件副本的首页上加盖“受控文件”印章并编发文号后发放 第4页共14页 文件受控印章、发文号（用三位阿拉伯数字表示）样式如下: 公司级部门级 公司级 受控文件发文号：004 受控文件 发文号：004 发文号：001 6.5.3文件按规定的发放范围实行逐级发放，发文部门文件管理员将文件发放至使用部 门或使用人；接收