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文件、档案 资料管理制度 篇一：公司文件 资料归档管理制度 公司文件 资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件 资料管理 , 完善公司文件 资料的归档 ,实现公司全方位 规范化管理的需要 ,特制定本制度。 一、公司文件、 资料应归档的范 围和归档分类 本公司文件、 资料应归档分类和归档范围如下 : 1、行政 类 : 本公司对内和对外已行文的 规章制度、 规定、决定、决 议、通知、通 报、请示、报告、批复、函件、会 议纪要。公司各 类证照。 2、经营业务类 : 公司规划、年度 计划、经营情况、委托 书、协议书 、合同、 项目方案等。 3、人事 类 : 劳动人事档案、 劳动工资档案等。 4、财务类 : 各种财务票证、票据 ,财务审计 档案 ,会计档案 ,统计资 料等。 5、音像 类 : 公司具有保存价 值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、 资料归档的编制及编号 公司文件、 资料的归档编制和编号应遵循和符合 : 统一归类、清晰明了、 轻重有别、 “一案一号 ”、便利 查阅和保管的大原 则。遇有一案 归入多类者应先确定其主要 类别进 行编号。 1、本公司所有 应归档的文件、 资料,一律以韶关市新江控股 资产营 运管理有限公司中的 “韶新控 ”汉语 拼音第 — 个字母 , SXK 冠以编号之首。 2、公司文件、 资料的归档分类按本制度第一条 进行分类 ,代码为 : 1 行政 类 ; 2 经营业务类 ; 3 人事关 类 ; 4 财务类 ; 5 音像类 。 3、公司文件、 资料的归档编号按照入档 时间的先后 ,以百位数 进行归编 。 4、公司文件、 资料的归档,应根据文档性 质的重要性和 阅读级别 区分文档的重要性和受保密度。分 为“一般级 ”“重要 级 ”“机密 级 ”。以 “A代”表一 般级 , “AA”代表重要 级 , “AAA”代表机密 级 。 “ A一”般级文档包含 : 公开发布的公司 经营发 展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度 总结和领导讲话 、一般性会 议纪录 等。 “ AA重”要级文档包含 :公司重要会 议纪要、重要 经营项 目及决策、 经营合同、公司 经营情况、重要项目资料、项目合同 协议等 ,人事档案薪 资性档案、 劳动合同 ,技术资料 ,财务资 料等。 “ AAA机”密级文档 : 内控的公司 经营发 展大纲、经营战 略和经营规 划、经营项 目及决策、 战略性的合作 协议及其合同等。 5、综上公司文件、 资料归档的编制及编号为: SXJKG类-别 -发布年号 - 归档序号 -受密级 。 例如 : 将 2010 年第 —份 归档的公开 发布的行政 类文件 “公司某 规章制度 ”归 档,编制及编号为 : SXK-1-2010-001-A 三、公司文件、 资料档案的的保管、 调阅与移交 1、巳归档的公司文件、 资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》 ,并根据《文档》的重要性和相关性交相 应部门的专管员保管。其中 : 股东会、董事会、 监事会专项 《文档》由董事会秘 书负责 保管 ; 人事专项《文档》由人力 资源部负责保管 ;财务专项 《文档》由 财务会计部负责保管 ;其它《文档》均由 总经办 指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、 资料 ,由专管员负责 填写《文档管理登 记册》 ,并按指定 专柜分类进 行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防 丢失。 3、公司文件、 资料档案必 须依照职务级别进 行调阅 。 调阅时须 填写《文档 调阅 申请单》。一般级公司文档 ,须经主管领导批准方可 调阅 。重要 级以上文 ,须经各分公司 总经理批准后方可 调阅 。机密 级公司文档 , 须经控股公司 总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、 资料档案跨公司 调阅 , 须经控股公司 总经理批准后方可 调阅 ,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、 资料档案移交 时必须填写《文档移交清册》 ,《文档移交清册》一式三份 ,供移交双方、 总经办 留存。 四、公司文件、 资料的归档保存期限 1、永久保存 : 本公司章程、股 东名簿、股 东会、董事会、 监事会会 议记要、公司各 类证照、各级批文、印 鉴、规章制度、不 动产所有凭证、债权债务 凭证。公司 规划、年度 计划、年度经营总结 、技术资料、长期项目合同、年度 财务会计报表、年度 统计报 表。劳动 人事档案及资料、其它核定 须永久保存的文档。 2、十五年保存 : 根据需要 须保存的文档。 财务审计 档案 ,会计档案 ,统计资 料各种 财务票证、票据等按国家相关 规定执行。 3、五年保存 :期满或巳解除的合同 协议、完结后的项目方案、其它 经核定须五年保存的文档。 4、一年保存 :部门工作计划及其工作 总结、完结后的部 门请示报告、经核定己完