业主档案管理标准作业程序.pdfVIP

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业主档案管理标准作业程序 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业业主档案的保管与跟踪 M 三、职责 O C 1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。 G. N 2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。 O L U 四、程序要点 H Z 1、业主档案内容 W. (1)经业主签署后的《业主公约》。 W W (2)经业主签署后的《消防安全责任书》。 (3)《业主家庭情况登记表》。 网 (4)《钥匙领用登记表》。 龙 (5)《业主证领用登记表》。 筑 (6)《业主入住验房表》。 (7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。 (8)《违章处理通知单》及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。 (10)其他应保存的资料。 2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹) 内。 4、业主档案的跟踪 (1)当发生下列情况变化时,服务处员工应将变化情况记录在业主档案中: ①通讯电话联络方式发生变化时; M ②业主发生更替时。 O C (2)业主档案跟踪管理,由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠 G. 管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔 15 天跟踪 N O 一次。 L U 5、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经事务部档 H Z 案管理员办理登记手续后方可查阅。 .

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