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MSOP-00-38 现场文件资料保管管理程序 E-2003 MSOP-00-38 现场文件资料保管管理程序 1 目的 通过对施工现场文件资料的保管 确保工程施工过程中及时得到 使用有效 的文件和资料,以保证工程施工 2 范围 本程序适用于公司在施工 科研活动中形成的和管理体系活动有关的所有文 件资料 包括外来文件 记录表格和外来函件 帐卡的管理 本程序规定了施工现场文件资料的收集 标识 编目 查阅 贮存 保管 处理和归档的全过程管理 3 职责 3.1 档案中心(包括项目部文件中心,以下称档案中心)负责国内 国外图纸 开 箱文件资料 作业指导文件 科技图书 技术标准 规范 建设工程总结 机组 分部试运 调试措施 外来技术性文件 函件 竣工技术资料的收集和保管 3.2 机械部负责公司形成固定资产的设备 仪器图纸等开箱文件资料及采购合 同 计划 设备维护 保养 运行 抽检记录 大修计划 台帐 完好统计 设 备采购 报废审批及供方其它有关记录的收集保管 3.3 物资公司负责工程和不形成固定资产的物资等开箱文件资料的移交 分包方 有关记录 供货分承包方资质评审 采购计划 合同物资到货验收 库存物资台 帐 文件资料的收集保管 3.4 其它各单位负责本单位工作范围内文件资料的积累收集和保管 4 程序 4.1 记录表格和收集 4.1.1 凡需移交建设单位的竣工资料 文件 表格由档案中心统一按归档要求分 类 编号 印制和发放 4.1.2 各部门使用的表格由部门提供表式交档案中心按标准统一规定印制 发放 到职能部门保管使用 工程处需用表格由各部门提供 4.1.3 工程处 部室需增加新表格 由提出单位交对口部门审批同意后交档案中 - 169 - MSOP-00-38 现场文件资料保管管理程序 E-2003 心统一编号印发 4.1.4 记录表格的职能划分及保管期限见附件S38-1 4.2 文件资料的编目和标识 4.2.1 公司出版的与管理体系有关文件资料参见 MSOP-00-40 文件资料编码管 理程序 进行编码 4.2.2 内部文件编号的结构 每个文件资料由七位数组成 N N L L N N N 工程代号 文件类型 文件作者 顺序号 L 代表字母 N 代表数字 a. 第一组 工程代号 由两位数字组成 代表工程名称 工程代号见 MSOP-00-40 文件资料编码程序 b. 第二组 文件类型 由一个字母组成 代表文件类型 代号规定如下 A 通知 B 信函 C 联系单 D 会议纪要 E 备忘录 c 第三组 文件作者代号 由一个字母组成 代号规定如下 A 汽机工程处 B 锅炉工程处 C 电气工程处 D 仪表工程处 E 保温防腐工程处 F 机械公司 G 鲁能光大有限公司钢结构厂 H 租赁公司 I 鸿大公司 J 寓城房地产开发公司 K 鲁能光大建安检修公司 L 建筑工程处 - 170 - MSOP-00-38 现场文件资料保管管理程序 E-2003 M 管理 N 鸿源公司 O 光大公司 P 山东平安消防工程有限公司