精选会议接待服务标准--优选.docxVIP

会议接待服务标准 目的 为了规范会议接待行为， 统一服务标准， 持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。 适用范围 适用于大厦各类会议接待工作。 职责 客户部负责会议接待的具体实施。 客户员负责会议登记和提前确认工作， 确保会议如期召开； 并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；4、程序 会议的分类 根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。 会议接待服务标准 1） 每天安排一名会议接待员于早上 8：00 上班，于 8：00-8 ：15 分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开； 将开水器的烧水阀打开及 18F 会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。 2） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前 15 分钟将茶水准备到位。 4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告； 5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始 时会议接待员应在自己管理区轮流巡查， 以便能及时给新到的客人送上茶水， 直至与会人员基本到位。 6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加 一遍后，每隔 20-25 分钟到会议室加茶水， 直至会议结束 （如有特殊情况可自己把握）。 7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； 8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 9） 接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应 5 分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应 5 分钟内到会议室向客人解释， 如客人不满意或不接受， 会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10） 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍， 包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、 临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。 11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。 一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）： 会议接待负责人接到热线人员中、 大型及重要会议通知后， 与预订会议人员联系，了解会议的需求， 并要求对方在 《会议物资需求表》 、《会议费用结算表》中签字确认。 按客户要求申购会议物资。 申购物资到位后， 提前一天准备好横幅， 摆放好鲜花； 并对会议室进行全面检查，与会议主办单位 （部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通 道进行检查， 要求达标后对会议室进行封闭管理， 不准无关人员进入会场 （会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。 4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前 30 分钟到岗，并于会议开始前 15 分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 按第 5）条款到第 11）条款的程序开展工作。 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员； 客户部主任或客户服务经理， 必须到场监督会务工作人员的情况， 巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 如会议有需要， 在会议期间应加强安全保卫工作， 防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况， 防止事故产生， 应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。 会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、 《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。 将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。 临时会议： 接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应 5 分钟内到场按第 5）条款到第 11）条款的程序开展工作。 会议工作流程 服务热线值班人员下班前将 OA网上收集会议的信息填写在《商务接待活动登记 表》上交会议接待负责人员， 并在第二天一上班重新收集新的信息， 涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作， 应将会议情况记录在 《