项目收发文件管理制度.doc

项目收发文件管理制度 1、项目对外发文应由项目总工审核，项目经理审批签发，资料室统一发放。发文格式执行《集团公司CI手册、VI手册分册工程项目部分》的要求。 项目对外发文统一按照各业对口编号为： 部 室 发文代号 部 室 发文代号 技术室 土建专业 材料室 水暖专业 核算室 电气专业 财务室 工程室 2、项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。 3、外发文件的具体要求 项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料员统一标识编号发放文件。 4、项目内发或传阅文件的具体要求 ⑴项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。 ⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。 ⑶项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交给资料员做接收记录。 ⑷项目内发（含发放给施工队）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。 ⑸项目发放施工队的文件规定： ①发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。 ②施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总后移交核算室。 ③施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。