2020年新版公司参观接待流程和指引.docxVIP

PAGE PAGE # / 14 、八 前言 [ 适用范围 ] ：公司各部门 [ 规范目的 ] ：为规范公司对外接待的管理程序， 提高接待管理水平， 做好公司对 外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。 XX参观接待流程和指引（流程图参见附件一） 1、接待来访前期确认工作 、来访时间及宾客信息确认 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年 / 月/ 日/ 时）。 需要尽快确认宾客的随行人数。 需要确认接待的地点。 需要确认宾客信息，确认接待级别。 （姓名、单位、职位、头衔等） 需要了解客户公司经营性质。 、接待活动主题以及来访情况确认 确认宾客的来访目的以及合作诚意。 客户预期谈判的内容。 明确此次来访带来的深远影响。 根据上述确认此行活动的主题。 、来访安排 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总 经理和部门负责。 接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。 会议安排 客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、 总经理或副总经理， 以确定参 与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前 2 天通知总经办，以便确认。 、资料稿件准备确认 1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲 PPT汇报演讲稿件、公 司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍 投影设备等。 产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。 重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及 市场部经理。 、成立接待小组（详情参见附件二） 根据每次接待情况的不同，组建接待小组。 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后 负责接待信息归档、传递。 接待助理： 制定接待计划、 进行接待准备工作， 协助填写客人来访记录， 可参与实施接待。 接待负责人： 对此次接待效果负责； 需积极配合文件投入处的协调安排， 承担接待工作。 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行 政部；讲解人员——技术支持部；等等。） 2、接待来访前期准备工作 、吃、住、行安排（详情参见附件三） 根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车） 。 、制定参观路线 根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。 根据我方希望展示的方向，制定参观路线。 根据来宾要求制定相关参观路线。 绘制参观路线图 / 参观路线流程。 、公司整体布置（详情参见附表二） 外部： 欢迎横幅 指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等） 花篮/ 植物绿化 KT版签名墙 红地毯 （以上信息可以根据每次具体来访而定） 内部： 红地毯（按照参观区域布置红毯） 植物/ 花盆装饰 果盘/ 茶水/咖啡 特殊： 展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。 会议室一一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。 会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。 （以上信息可以根据每次具体情况而定） 、采购接待所需物品（详情参见附表二） 根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程： 接待小组提出一定诉求； 行政部门制作预算报价呈批； ③行政部获批后进行采购； ④根据要求进行布置 /装饰。 消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等） 循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等） 特殊用品（机器设备等） 、员工面貌整理（详情参见附件四） 统一要求全体员工职业装接待。 、人员安排（详情参见附表二） 调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、 接待配合部门经理等。 ） 各环节负责人 礼仪人员 其他人员 3、接待来访当日具体工作 、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划） 。 车辆等级： 一级——高级接待 * 高级商务车（丰田三花、奔驰商务等） 。 * 高级轿车（奔驰、宝马等） 。 二级——中级接待 * 中级商务车（别克商务、日产商务等） 。 * 中级轿车（雷克萨斯、大众等） 。 三级——普通接待 * 普通商务车（东风商务车、江淮商务车等） 。 * 普通轿车 / 打车。 机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。 、设备调试 产品设备调试： 第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。 第二阶段：来访前一天，最终设备调试。 第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。 、工作人员到位 接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。 接待当日，所有参与接待人员提前到岗。 最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。 、领导会晤 陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等） 。 会晤期间，所有接待人员待命。 、结束送行 根据身份确定规格而定。 （一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等