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（合同制定方法）分公司合 同管理 分公司合同管理 壹、总则 1 、 为了加强分公司的合同管理工作，规范合同的立项、审批、签订、审查、监 督、履行程序，减少和避免合同纠纷，保护公司利益不受侵害，根据《中华人 民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及其他法律法规，制定本暂行 办法。 2 、 各省分公司严禁对外签订担保、抵押、质押合同。 二、合同管理机构及职责 1 、营销财务管理部是分公司合同管理的主管部门，其主要职责如下： 负责分公司合同管理制度制定及解释； 负责各种经济合同标准格式的起草及修订； 负责分公司各种合同纠纷案件的咨询及起应诉工作； 负责分公司合同管理制度执行的监督，对违反合同管理的责任人员视情节予 以处罚或报请处罚。 2 、 营销系统其他各业务部门根据自身的工作职能，对分公司的合同工作和其职 能关联的部分负有管理职责，应明确分公司合同审批权限，加强对分公司合同 审查工作，且协助财务管理部做好合同管理工作。 3 、 分公司销售行政科是分公司各类合同的日常管理科室，由分公司财务主管兼 任专职合同管理员，具体负责合同管理工作，协助营销财务管理部及其他业务 部门对分公司合同进行管理，其主要职责有： 保管分公司公章 （不设分公司合同专用章），且对合同条款和审批权限进行原 则性审查； 分公司各类合同的整理、建档和保存； 对合同履行情况进行跟踪，发现问题及时向分公司经理及财务管理部汇报； 和财务管理部及其他业务部门的日常联络工作； 三、合同的审批和签订 1 、 各分公司对外进行销售、采购、广告等商业往来，从事经济活动的，除涉及 金额小，能够即时清结的情况外，均必须以书面形式签订合同； 即时清结是指合同的协商、订立、履行、终止均于同壹时间完成。 书面形式是指合同书、信件或数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据 交换和电子邮件）等能够有形地表现所载内容的形式。 2 、 分公司对外签订的书面合同必须加盖分公司公章方为有效，未加盖分公司公 章的合同均属无效合同；为防止分公司人员违规对外签订合同，避免法律纠 纷，分公司销售行政科必须给分公司所有往来业务单位发出分公司合同签订 申明函（附件），且要求往来单位盖章确认，合同管理员必须妥善保管好该确 认函。 3 、 直接对外协商、签订合同的分公司人员为合同经办人，合同经办人于和对方 签订合同之前， 必须确认对方有权签署合同， 如取得对方单位的营业执照、 《法 定代表人身份证明书》或《授权委托书》 ，合同经办人代表公司对外签订合同 时必须遵循以下原则： 务必遵守自己的工作职权，不得越权越职对外签订合同； 于对外签订合同时，务必持谨慎态度，不得随意对外签订合同； 合同签订后， 应积极跟进合同履行情况， 出现问题及时反馈或咨询关联人员。 4 、 合同承办人于订立合同之前，必须先按如下程序进行合同立项审批： 合同承办人填写合同审批表――有权审批人逐级审批（如权限于分公司壹级， 由分公司经理审批即可；如需总部主管领导审批的，需报主管领导审批，传 真件有效）―――合同经办人将合同审批表及合同草案报合同管理员审查盖章――― 合同管理员审查审批情况和合同条款无误后加盖分公司公章（注：各类合同 的审批权限以各部门规定的审批权限为准） 。 5 、 分公司合同管理员必须严格审查合同条款，不明之处应询问合同承办人或咨 询营销财务部法律事务主管。 6 、 合同草案经审批后，合同经办人员应严格按照已审批的合同草案条款签订正 式合同，不得擅自修改，否则视为未经审批擅自签订合同。如合同草案确实 需要修改的，须按本办法的规定重新进行申报审批。 7 、 合同的条款应使用公司统壹的标准格式，没有标准格式的可参照对方提供的 合同格式或双方协商，但必须具备以下条款： 对方当事人的全称，地址，法定代表人，开户银行及账号； 合同标的； 合同标的物的价格、酬金或费用； 合同履行的时间、地点及方式； 合同的违约责任；如我司为付款方，违约金最高不得超过每日万分之四。 列有“本合同须经双方加盖公章或