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（行政文秘）秘书实务与 案例分析 秘书实务与案例分析 第二章秘书工作基本要求 案例分析 案例 1 ：上司办公桌上的机密文件 琳达是费希德（上海）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还 不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站 在办公室门口聊天。上司办公桌上的电话铃响了，琳达过去接电话时， 发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。 面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有 5 个选项： a 、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件， 所以，这么放着没什么事。 b 、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公 桌上的机密文件。 c 、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。 d 、给老同事艾玛打电话，问她可否在上司返回座位之前自己把 文件保存起来。 e 、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它 资料将文件盖上。 请从上面 5 个选项中挑选出 1 个你认为合适的，并说明理由。 答案 e 公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为 助手，秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远， 也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。 案例 2 ：秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器（北京）公司财务总监的秘书。她上个月才大学 毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做 秘书工作的一些基本原则。下面有 5 个选项： a 、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自 作主张，而是在请上司确认之后再处理。 b 、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司机密， 所以，即使知道了也要装作不知道。 c 、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。 d 、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。 这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。 e 、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应 仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。 请从上面 5 个选项中挑选出 1 个你认为不合适的，并说明理由。 答案 d 企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上 司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份 内工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。 案例 3 ：上司自己的工作出错 琳达是香港玛丽制衣（深圳）公司总经理秘书。这天上午，琳达 一边在前台值班，一边润色给总经理起草的发言稿。当琳达正在给一 位新来的客人沏茶时，行政部经理过来说总经理急着要看发言稿。琳 达说还有点没改完，如果总经理急着要，那就请他帮忙把把关再送给 总经理，他说没问题。但中午的时候行政部经理对琳达大发脾气，说 总经理对发言稿很不满意。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有 5 个选项： a 、由于当时太忙，没有仔细检查，我下次一定注意！ b 、我当时就给你说清楚了还没改完，你应改完之后再交给总经 理呀！ c 、实在不好意思，我今后一定注意！ d 、头，别太在意，就是总经理自己不也经常出点小差错吗？！ e 、总经理也是鸡蛋里面挑骨头，有点小毛病自己随手改改不就 完了吗？！ 请从上面 5 个选项中挑选出 1 个你认为合适的，并说明理由。 答案是 c 。 秘书在发现工作出现失误之后，无论什么原因，在第一时间道歉， 表明了你的人品和态度。秘书不论在什么情况下都要诚实和谦逊。 案例4 ：恋人的工作变动 琳达是普天制药（中国）公司副总经理的秘书，她的男朋友是公 司市场部杰克。他俩准备在今年国庆节结婚，但由于公司不允许员工 之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午 公司开司务会，讨论人事问题，琳达来到会议室为大家添茶。 “最近香港分公司的刘勇病得很厉害，那里的经理来电话让我们 赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。 “派市场部杰克去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提 议。 “我看可以。”公司总经理说： “那就这样定了吧，这个月底就 发调令，让他过去。”