关于公司使用红头文件模板的通知.pdfVIP

成弘知字〔2020 〕001 号 保密等级：D 等级 关于弘毅天承集团使用红头文件模板的通知 弘毅天承所有同仁： 为了规范文件管理，现将集团总部和各分（子）公司红头文件 标准模板发至各部门，请各部门严格按照统一格式和标准执行，关 于红头文件的操作方法如下： 一、所有公司红头文件的红色文字均为公司实际名称； 二、编号行用宋体三号字体（本文“成弘知字〔2020〕001 号 保 密等级：D 等级”为编号行）；标题用加粗宋体2 号字体；正文内容 的字间距为0，行间距为23 磅，上下左右边距均为 2cm，正文内容 和其余内容均用仿宋3 号字体； 三、所有文件均须体现审核流程和责任人，所有责任人须签字 （责任人是指提案人、审核人和签批人）； 四、所有文件均须提炼关键词，并呈现在红头文件底部“关键 词”一行； 五、文件底部“20XX 年XX 月XX 日印发”是指文件生效日期， “印发X 份”是指印发需要接收该文件的公司、部门及人员数量； 六、编号行的“保密等级”处应填写保级等级，保密等级标准 如下： 1 1、A 等级：文件为高度绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高 层决策者及事件相关负责人； 2、B 等级：文件为绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决 策者、高层管理人员及事件相关负责人； 3、C 等级：文件为机密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决 策者、高层管理人员、部门负责人及事件相关负责人； 4、D 等级：文件为秘密级，其查阅人为弘毅天承集团公司所有 员工。 七、所有红头文件均须加盖印章，以公司名义发起的文件加盖 公司公章，以组织架构的中心名义发起的文件则加盖中心印章（如 人力行政管理中心），中心印章由行政部进行统一采购印刻； 八、发文权限说明： 1、集团总部总经办、人力行政管理中心、财务中心、业务服务 中心、营销管理中心等一级管理部门可以发布红头文件； 2、分（子）公司只能以分（子）公司名义发布红头文件，不得 以分（子）公司部门名义发布。 九、红头文件的管理 1、红头文件在没通过最终审核之前，编号一律用空白代替，文 件通过最终审核后，由文件起草人向人力行政管理中心HRSSC 处申 请统一编号后，填写好编号后再颁发，第1 号文件编号为“001”， 以此类推； 2、所有文件必须有系统的编号，并且整个公司保持一致，以便 2 于识别、控制及追踪，同时可避免使用过时的文件，文件与编号一 一对应，一旦某文件终止使用，此文件编号即告作废； 3、文件的起草：由文件主要使用部门及使用人起草，以保证内 容的全面性和准确性； 4、所有红头文件的盖章原件须交至HRSSC 处存档，部门可复印 备查； 5、保密等级为D （公开）的文件均以电子扫描件上传至公司各 类QQ 群、微信群及钉钉群等，保密等级为A、B、C 的文件原则上则 仅以纸件形式存档备查，若因工作原因需借阅密级为A、B、C 文件 的，需要在2 号人事部上填写《文件借阅审批表》，逐级审批后方 可借阅； 6、公司通知类、任命类、公示类文件均发红头文件，停止2017 年版的行文模板的使用（即原版本通知类、任命类和公示类行文模 板），请示类或申请类文件仍按照 《请示类行文模板》执行，请示 类行文模板适合公司、中心、部门以及个人，模板附后。 附件一：《成都弘毅天承贵阳分公司红头文件模板》 附件二：《成都弘毅天承绵阳分公司红头文件模板》 附件三：《成都弘毅天承河南分公司红头文件模板》 附件四：《成都弘毅天承湖南分公司红头文件模板》 附件五：《成都弘毅天承深圳分公司红头文件模板》 附件六：《成都弘毅天承西安分公司红头文件模板》 附件七：《成都弘毅天承总部红头文件模板》 3 附件八：《请示类行文模板》 附件九：《文件借阅申请表》（该流程在2 号人事部上执行） 此通知自2020 年3 月17 日起生效，特此通知。