《会务接待与组织方案》.pptVIP

突发事件举例 主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 突发疾病或意外 停电 …… 1、提前 提前做好任务分工，规定完成时间节点 宁可先预定再取消 提前做好预案 关键点： 资料准备、酒店预定、设备调试、交通… 2、复查 自己重复确认 换人重复确认 关键点： 物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点 3、备份 备不足、备意外 （原定会议时间的临时增加） 人 如：多几个接待人员、多几个紧急联系人 财 留出足够的备用金 物 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏 笔记本电脑 突发事件处理的注意事项 充分做好会前准备，避免突发意外事件 如发生意外，首先要做的是：镇定！ 不要抱怨要立即行动 利用现有资源 就近寻求支持 超权限及时请示 会务接待与组织方案 一、会议接待 二、会场服务与食宿服务 三、会议后勤保障 四、送别参会人员代表 五、会场善后工作 六、会议文件的收集、整理与归档 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉我们什么呢？ 会议要素 会议的要素 １、形式要素： 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素： 指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素： 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素： 会议经费、会议设备、会议服务设施。 基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调； (8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。 2、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 （4）会后的文件收集，整理和归档 3、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 会议期间外围的卫生工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 留存照片资料 做好会议保密工作 会议信息工作 会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 案例分析 老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容： 1、来访客商姓名及其公司名称 2、合同项目概况 3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期 4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。 5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待 6