(完整版)ZN-QC-XZ-07档案管理规定.doc

管理规定 南通中南世纪城 档案管理规定 物业管理有限公司 目的 规范档案的编号、分类、整理、归档、保管及借阅工作。 范围 适用于公司机关和管理处的档案管理。 职责  文件编号 ZN-QC-XZ-07 修改码 第 1 页 A/0 共 2 页 3.1 行政人事部：负责公司行政档案、人力资源档案的管理。 3.2 财务部：负责财务档案的管理。 3.3 职能部门：负责本部门日常质量记录档案管理。 3.4 管理处：负责本部门行政档案、工程档案、住户档案、公示信息档案及日常 质量记录档案的管理。 程序 4.1 公司档案按不同性质分别由各部门指定专人进行管理。 4.1.1 行政人事部由行政管理员负责公司内部文件（通知、规定、总结、报告、 会议纪要等）、外来文件、资料（办公设备说明书、手册、声像、相关法 律法规、车辆档案等）的存档、收集和保管，人事管理员负责公司员工 的个人资料档案的管理。 4.1.2 机电工程部负责工程类资料及机电设备的管理，包括工程图纸、技术资 料、机电设备资料及实物管理，以上资料可放在各管理处现场存放，机 电工程部经理每月进行检查。 4.1.3 财务部由会计负责本部门所有帐目、凭证、票据等资料的管理。 南通中南世纪城 物业管理有限公司  管理规定 档案管理规定  文件编号 ZN-QC-XZ-07 修改码 第 2 页 A/0 共 2 页 4.1.4 管理处设专门的资料管理员负责所有业主资料的存档管理。 4.2 资料管理员必须对档案进行整理、分类、编号并确定存放地址、归档时 间，逐一登记。 4.3 要定期进行清理统计，对档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉 鼠咬损毁档案等意外事件及时报告和处理。 4.4 对过期的档案，应按规定进行销毁处理。 4.5 档案资料一般只限于公司员工及总公司需要查阅的人员查阅。档案一般 只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须办理借阅手续。 4.6 外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经相关部门负责人批准。 4.7 做好档案的保密工作，管理员不得擅自散播档案内容，属密级档案未经 总经理批准不得借阅。 4.8 档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。 4.9 积极实行档案现代化管理， 应用计算机检索手段， 做到文档管理标准化、 规范化和程序化。 4.10 购置工程设备设施、办公设备、办公用品到货时，核验设备资料是否完 整，并及时归档和办理入库手续。 4.11 各部门拍摄的记录公司各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后 一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料管理员 及时归档。 南通中南世纪城 物业管理有限公司 相关文件 无 相关记录 无  管理规定 档案管理规定  文件编号 ZN-QC-XZ-07 修改码 第 3 页 A/0 共 2 页 编制 审核 批准 日期