文控中心管理新规制度.docVIP

文控中心管理制度 总则 一、目标 为规范企业技术文件和质量文件资料管理，加强产品资料搜集和管理工作，有效地保护和利用资料，为企业各项工作服务，增强企业资料实用性和有效性，结合企业实际，制订本管理制度。 二、资料范围 文控中心资料范围确定为： a) 企业质量手册（质量管理体系） b) 企业程序文件； c) 产品图样（包含内部设计产品图和从用户发来产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成对应技术文件； d) 外来产品图样和设计文件； e）产品工艺文件（过程步骤图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）； f) 产品生产过程中各类质量统计（生产过程汇报、检验汇报等） g) 企业制订和购置各类标准； 三、义务 企业内部各部门和个人应该遵守本管理制度，并应负担搜集、整理、立卷、归档和保护文件、资料义务。 第二章 管理体制及其机构职责 四、实施集中和分散管理相结合体制 由文控中心负责文件管理，并对其它部门文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配置文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员职责是确保企业及各部门原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、职责 文控中心既是企业产品及质量文件永久保留和保护机构，同时又是开发利用文件资料资源信息交流中心。 文控中心关键职责： 1．负责计划、搜集、整理企业技术、质量文件，并对各部门技术、质量文件进行监督、指导和检验。 2．制订和组织实施企业相关质量、技术文件和资料工作规章制度。 3．负责企业技术、质量文件及相关资料和标准搜集、征集、整理、分类、判定、保管、保护、统计等工作。 4．严格实施保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为企业各项工作和职员服务。 6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件资料管理工作 六、文件资料搜集 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保留、保留、、5年、3年、1年等）；注明文件版本号。 2．对遗缺不全文件资料，采取不一样方法，主动搜集齐全； 3．立即催促办理完成文件上交回收，在检验齐全后整理立卷归档。 七、文件资料归档、立卷和管理 1．区分全宗，确定立档单位。 2．分类：依据供给商和产品项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。 2.1 大类分为：质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量统计 技术文件:D产品资料；E工艺资料； 标准类文件：F企业标准；G国家标准；H企业标准 2.2保密用Y表示，非密级则用N表示。 2.3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4.资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件区分左件在前，右件在后。并编制资料目录。 5.对全部企业质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。 6.每十二个月年末对文件资料进行一次清理，清除无须要保留材料；对破损和褪色资料进行修补和复制。 7.对文件资料收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定时上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定时（每个月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送资料原件保留，并建立台账。 8.企业文件资料保管期限分永久、长久、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。对保管期限已满文件资料依据相关要求进行判定销毁。 9. 企业应采取严密管理方法，预防文件资料失密和泄密。 八、文件资料保管 1．预防文件资料损坏，延长资料寿命，维护资料安全； 2．企业设置专门地点或专用文件库保留文件资料； 3．做好文控中心室防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应坚固牢靠。 九、文件资料借阅、利用工作 1.资料通常仅供在文控中心保留，企业工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。 2.企业文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，绝密级文件资料严禁调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批能够借阅，但借阅时间不得超出4小时。秘密级文件资料借阅本部门由部门责任人审批，跨部门由系统责任人同意；跨系统由总经理同意，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。 3.借阅期限不得超出一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 4.借阅文件资料者应珍惜资料，确保资料完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。 6.外单位借阅文件资料