采购业务作业流程及专项方案.doc 9页

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  • 2020-10-24 发布
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    采购业务步骤及说明 一、采购内容 本步骤所指采购业务是指对采购生产性物料(原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品)和非生产性物料(办公劳保用具)供给计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务步骤中关键节点进行全方面监控和管理。 二、采购步骤 财务科 经济运行部 采购部门 使用部门 仓库 和供给商对账相关部门审核记账制单采购结算 和供给商对账 相关部门审核 记账制单 采购结算 购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划 购货发票 入库单 安排具体采购作业 编制采购计划 使用部门提出采购申请部门主管审批 使用部门提出采购申请 部门主管审批 验收入库 验收入库 三、采购步骤说明 由资产使用部门提出采购申请,填制《采购申请单》; ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批; ?将经审批《采购申请单》报经济运行部, 由经济运行部进行审核并立案。 ?由经济运行部开具《采购订单》,并将《采购订单》传输给采购部门。采购部门据此制订采购计划; ?采购员依据采购计划具体安排采购作业, ?采购物资回来后,由采购员、对方销售人员(或运输人员)和仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票; ?仓库管理人员认真检验核实采购物资后,开具《材料入库单》; ?将由对方开具销售发票和《材料入库单》传输给财务部门; ?请购人员填制《付款审批卡》,经请购部门主管领导审批后; ?财务部门依据销售发票和《材料入库单》做账务处理; 四、关键控制点 各使用部门需求和请购 采购申请审批和审核 采购计划制订 采购定价 协议签署和审核 付款方法和程序 和供给商对账 五、部门设置和职责 ? 采购部: 直接参与制订企业在既定会计期间内整体采购政策和预算安排,计划采购部内部具体业务管理模式; 实施物资采购、运输、仓储,相关物资购存进度及结构计划、物料实物管理、物料流转帐表和汇报、物料成本控制、物料信息管理; 定时对原始信息数据进行分类汇总和其它形式加工,充实基础数据库,提交对应报表,为管理部门提供多层次决议信息支持; 采购部内部设一名采购主管,采购员2—3名; ? 经济运行部: 经济运行部是企业采购业务归口管理部门; 按业务控制关键点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制,关键职权包含采购计划和资金计划审定、关键协议会签、参与和监督招标议标采购、和相关控制评价工作。 对采购协议进行法律条款审定,协调仲裁采购纠纷,采购催交和检验,并负责最终协议签章。 负责建立健全采购信息数据库,搜集、整理供给商和材料市场基础信息; 汇总、归集、建档、维护、更新全部采购业务相关信息及文档,包含供给商档案、协议订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等; 经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名; ? 财务科: 定时取得和汇总相关票据和明细帐表,根据会计准则进行核实; 负责关键步骤审核、票据审核; 定时和供给商进行对账; ? 仓库: 仓库物料收料、发料、退料、存放、清查、盘核、检验、销毁等实物管理,在库物资仓储保管。 实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传输、定时库存分析、相关帐表汇总和汇报等信息监管,在单据管理和库存信息分析管理上和财务管理部形成工作接口; 仓库管理组内岗位包含仓库管理员、收料员、发料员、质检员。 采购检验 目标: 为规范采购材料入库前检验特制订本制度。 职责: 生产基地负责编写、修改、完善本制度,并实施实施。 综合财务部总监负责监查制度实施情况,并提出完善提议。 综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最好。 生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验,确保无漏检、无错检、无误检。 内容: 生产产品外购入库前检验:参考生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。 标签入库前检验: 3.1内包装标签:防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。 3.2外包装标签或印刷内容需含有:发货标签、产品防疫证、合格证。 发货标签内容: 商品名称 订单号 产品编号 品名规格 数量(kg)/个 毛量净重 毛量 净重 重量(kg) 生产日期 检验员代码 生产厂家 联络电话 体积CM*CM*CM 使用期限 存放方法 -18℃ 收货单位姓名 发货地点 运输单位 运单号码 发货件数 发货日期 3.2.1标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字内容为准贴示方向必需向上,正向不能倾斜,多个标签不能相互压住、不能压字,而应间隔1mm,或依据标准包装表中要求。 采购协议变更步骤图及说明表 相关部门采购部供给商 相关部门 采购部 供给商 总经理 采购部经理 开始 签署协议 签署协议 ①实施协议 ①实施 ②配合 ⑧审阅 新协议 审核 否 是 结束 是 ③协议实施情况统计 ④提出变更 要求 ⑤提出变更 要求 否 否 ⑥洽谈协商 洽谈协商 是否终止协议 ⑦修改协议

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    • 审核时间:2020-10-24
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