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采购业务步骤及说明
一、采购内容
本步骤所指采购业务是指对采购生产性物料(原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品)和非生产性物料(办公劳保用具)供给计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务步骤中关键节点进行全方面监控和管理。
二、采购步骤
财务科
经济运行部
采购部门
使用部门
仓库
和供给商对账相关部门审核记账制单采购结算
和供给商对账
相关部门审核
记账制单
采购结算
购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划
购货发票
入库单
安排具体采购作业
编制采购计划
使用部门提出采购申请部门主管审批
使用部门提出采购申请
部门主管审批
验收入库
验收入库
三、采购步骤说明
由资产使用部门提出采购申请,填制《采购申请单》;
?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批;
?将经审批《采购申请单》报经济运行部, 由经济运行部进行审核并立案。
?由经济运行部开具《采购订单》,并将《采购订单》传输给采购部门。采购部门据此制订采购计划;
?采购员依据采购计划具体安排采购作业,
?采购物资回来后,由采购员、对方销售人员(或运输人员)和仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票;
?仓库管理人员认真检验核实采购物资后,开具《材料入库单》;
?将由对方开具销售发票和《材料入库单》传输给财务部门;
?请购人员填制《付款审批卡》,经请购部门主管领导审批后;
?财务部门依据销售发票和《材料入库单》做账务处理;
四、关键控制点
各使用部门需求和请购
采购申请审批和审核
采购计划制订
采购定价
协议签署和审核
付款方法和程序
和供给商对账
五、部门设置和职责
? 采购部:
直接参与制订企业在既定会计期间内整体采购政策和预算安排,计划采购部内部具体业务管理模式;
实施物资采购、运输、仓储,相关物资购存进度及结构计划、物料实物管理、物料流转帐表和汇报、物料成本控制、物料信息管理;
定时对原始信息数据进行分类汇总和其它形式加工,充实基础数据库,提交对应报表,为管理部门提供多层次决议信息支持;
采购部内部设一名采购主管,采购员2—3名;
? 经济运行部:
经济运行部是企业采购业务归口管理部门;
按业务控制关键点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制,关键职权包含采购计划和资金计划审定、关键协议会签、参与和监督招标议标采购、和相关控制评价工作。
对采购协议进行法律条款审定,协调仲裁采购纠纷,采购催交和检验,并负责最终协议签章。
负责建立健全采购信息数据库,搜集、整理供给商和材料市场基础信息;
汇总、归集、建档、维护、更新全部采购业务相关信息及文档,包含供给商档案、协议订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等;
经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名;
? 财务科:
定时取得和汇总相关票据和明细帐表,根据会计准则进行核实;
负责关键步骤审核、票据审核;
定时和供给商进行对账;
? 仓库:
仓库物料收料、发料、退料、存放、清查、盘核、检验、销毁等实物管理,在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传输、定时库存分析、相关帐表汇总和汇报等信息监管,在单据管理和库存信息分析管理上和财务管理部形成工作接口;
仓库管理组内岗位包含仓库管理员、收料员、发料员、质检员。
采购检验
目标:
为规范采购材料入库前检验特制订本制度。
职责:
生产基地负责编写、修改、完善本制度,并实施实施。
综合财务部总监负责监查制度实施情况,并提出完善提议。
综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最好。
生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验,确保无漏检、无错检、无误检。
内容:
生产产品外购入库前检验:参考生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。
标签入库前检验:
3.1内包装标签:防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。
3.2外包装标签或印刷内容需含有:发货标签、产品防疫证、合格证。
发货标签内容:
商品名称
订单号
产品编号
品名规格
数量(kg)/个
毛量净重
毛量
净重
重量(kg)
生产日期
检验员代码
生产厂家
联络电话
体积CM*CM*CM
使用期限
存放方法
-18℃
收货单位姓名
发货地点
运输单位
运单号码
发货件数
发货日期
3.2.1标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字内容为准贴示方向必需向上,正向不能倾斜,多个标签不能相互压住、不能压字,而应间隔1mm,或依据标准包装表中要求。
采购协议变更步骤图及说明表
相关部门采购部供给商
相关部门
采购部
供给商
总经理
采购部经理
开始
签署协议
签署协议
①实施协议
①实施
②配合
⑧审阅
新协议
审核
否
是
结束
是
③协议实施情况统计
④提出变更
要求
⑤提出变更
要求
否
否
⑥洽谈协商
洽谈协商
是否终止协议
⑦修改协议
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