采购仓库管理新规制度及作业流程.doc

采购、仓库管理制度及步骤 目标 为了深入健全企业采购管理制度，规范物资采购步骤，提升企业采购效率，明确岗位职责，确保采购工作正常化、规范化，加强和各部门间配合，特制订本制度。 适用范围 适适用于本企业全部采购物资及耗材品。 基础标准 采购是一项关键、严厉工作，各级管理人员和采购经办人必需高度重视。采购必需坚持“秉公办事、维护企业利益”标准，并综合考虑质量、价格原因，择优选择。 工作程序 采购申请 采购之前，申购人应向仓库问询所需物资是否有库存，以免反复采购。 申购部门应最少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做物资，应酌情提前，给和采购部门充足采购时间。 各部门申购人应依据所需物资名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购计划单》（表1），并以每七天四下班时间为结点，向行政部发送下一周采购计划，逾期将自动划分为次次周采购计划。 物资采购计划单由钉钉系统上报审批步骤，经各部门领导审批后由行政部接收，汇总后派专员负责采购，行政部统一保管和发放。 物资采购计划单请规范填写，并尽可能详尽。填写不规范或漏填，将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品和所需不符，由申购部门自行负责。 如因特殊原因出现无法提前计划紧急申购事项，则由申购部门责任人和行政部责任人直接沟通，并同时填写《紧急申购单》（表2）上报审批步骤。 若撤销采购，应立即通知采购部门，以免造成无须要损失。 采购步骤 采购部门每七天五集中汇总全企业下一周物资采购计划，并做好对应工作安排。 采购工作应在相关申购审批步骤结束后开始进行；紧急申购可酌情处理。 到货后必需严格检验货物数量、质量等是否符合要求。如不符合，应立即进行退换货处理；符合货物做好采购台账，并办理入库登记。 采购付款方法 采购人员以审批结束《采购计划单》或《紧急申购单》为依据，到财务部立案后，办理借支采购费用，或通知财务办理汇款手续。 借支款项专款专用，不得用于和借款用途无关开支。如无需开支时，借款人应主动归还财务部门借款，部门责任人及财务部需检验借款使用。 借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部和采购人员做借支核销时，若所借金额大于报销金额，需把多出金额退回财务部，不得以私人借支形式和财务部挂账。 若因故无法提前进行采购借支，则需采购人员进行先行垫付，并立即将发票或收据提交财务部门办理报销手续。 由财务部门直接付款、有订金或滞纳金等形式分期式付款，需采购人员和财务部门配合，确保付款立即性和正确性。 入库步骤 采购物资验收后，仓库管理员需立即和采购人员交接，填写《入库单》（表3），办理物资入库。 商品核验无误后，仓库管理员依据入库单立即进行物资登记，更新库存账目，具体统计商品名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。 将入库物资放入仓库，确保仓库整齐有序。 领用出库步骤 领用部门需先填写《领用出库单》（表4），再进行物资领取。 为提倡节省节俭，通常常见物品损耗，需以破旧换新。 仓库管理员依据领用单，立即更新《库存台账》（表5）。 采购步骤图以下： 申购部门 采购意向填写《采购计划单》 采购意向 填写《采购计划单》 仓库 验收入库无库存查询库存 验收入库 无库存 查询库存 钉钉系统 上报审批步骤 上报审批步骤 采购部门 采购选择供给商，询价 采购 选择供给商，询价 财务部 请款报销 请款 报销 采购及仓库管理细则 采购经办人行为规范 采购人员应严格根据本制度进行采购作业，采购完成后立即进行立案并确保立案材料真实、齐全。 采购人员应正当发展和供给商关系，在实施业务过程中，要遵守全部适适用于业务法律、法规。 采购人员应尽职尽责，不能接收供给商任何形式馈赠、回扣或贿赂。 ?采购部门职责 接收采购计划单后，应优先查看库存物资，以库存为优先使用。 无法于申购部门需求日期购置完成，应提前通知申购部门。 无固定供给商物资种类，采购经办人员必需货比三家，综合考虑到货时间、价格、质量、发票等方面，方可进行采购；有固定供给商，需注意价格变动，确保到货时间。 需要外出采购，应先取得部门责任人同意，并进行外出登记。外出期间严禁从事和采购工作无关活动。 需签署交易协议，应优先确保企业利益，正确填写交易内容、价格、时间地点、付款方法等相关信息，按企业协议审批步骤进行审批上报。审批经过方可进入采购步骤。 为了节省采购成本和提升采购效率，通常采购业务应尽可能采取集中采购方法统一采购，寻求供给商并签定年度供给协议，降低紧急采购。 企业要求定时福利性物资采购，无需采购计划申请，但要做好出入库台账。 各类物资均应向正规商家采购，标准上要求全部采购物资均应开具发票。实在无法开具发票，必需有收据。网络采购应保留聊天统计及付款证实。 采购经办人职责 建立供给商资料台账和价格统计。 进行询价、比价、议价及定购作业