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工程项目档案管理制度
一、目的
为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档
案,维护公司的合法权益,特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在,公司在工程项目的设计、实施、竣
工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括:中
标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,
工程预(结)算书,工程设计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,
委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收
报告,竣工报告等。
三、资料员及其职责
部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收
集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括:
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;
2、档案材料的保管;
3、档案材料的查借阅、催还;
4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位,分别立卷,一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时
移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记。
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4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、名称、归档日
期等信息(见附表二)。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”,主要内容包括:合同标
的价金,对方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款记录等,该项工作由资料
员负责,项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按
一定次序排列和存放。 ?
2、每月对档案进行一次清理。 ?
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 ?
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文,符合文件格式。
2、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀,防丢失,保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放,加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订,不得置于公共场所。
八、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。
2、确因工作需要外带, 需办理档案外借手续, 经项目经理签字同意, 方可带出,
用毕即归还。
3、借阅人对所借之档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划
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线等等,不能随意乱放,以免遗失。
4、借出档案材料, 因保管不慎丢失时, 要及时追查, 并报告项目经理及时处理。
九、有下列行为者,视情节轻重,给予违纪处分,若构成犯罪依法追究刑事责
任:
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善,而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
附件一
工程技术资料参考目录
1、开工报告、施工现场质量管理检查记录
2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录
3、施工组织设计 ( 施工措施 )
4、技术交底、技术复核
5、工程定位测量、放线记录、复核记录
6、原材料出厂合格证及进场检 ( 试) 验报告(钢筋、水泥、砖、防水材料等)
7、施工试验报告及见证检测报告
8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录
9、施工记录
10、预制构件、预拌混凝土合格证
11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料
12、检验批、分项、分部工程质量验收记录
13、单位 ( 子单位 ) 工程质量竣工验收记录
14、施工日志、地质勘察报告
15、土壤 ( 素土、灰土 ) 干密度试验报告(回填土试验报告)
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16、砂浆配合比通知单
17、砂浆 ( 试块 ) 抗压强度试验报告及评定
18、混凝土配合比通知单
19、混凝土 ( 试块 ) 抗压强度试验报告及评定
(同条件养护混凝土试块强度报告汇总及测温记录)
20、商品混凝土出厂合格证、复试报告
21、钢筋接头 ( 焊接 ) 试验报告,焊条(剂)合格证
22、水池满水试验记录
23、建筑物沉降观测记录
24、结构吊装记录
25、现场施工预应力记录
26、工程质量事故处理记录
27、管道、配件出厂合格证及进场检(试)验报告
28、管道、设备强度试验、严密性试验记录
29、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录
30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验报告)
31、设备调试记录、接地、绝缘、电阻测试记录
32、暖气管道、散热器压力试验记录
33、单位 ( 子单位 ) 工程质量控制资料核查记录
34、单位 ( 子单位 ) 工程质量竣工验收记录
35、单位 (
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