电子文件归档管理讲义（第一部分）—蔡盈芳.ppt

元数据的定义 元素名称 元素描述 中文名称 元素的中文名称 英文名称 元素的英文名称 定义 对元素概念与内涵的说明 目的 表明元素的必要性和作用 约束性 说明该元素的强制性程度，必选、可选、条件选 可重复性 说明元素是否可以重复出现 元素类型 元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型 编码修饰体系 对该元数据信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称 值域 可以分配给元数据元素的值 缺省值 该元数据的默认值 子元素 该元数据元素具有的下属元素 相关元素 与该元素有密切联系的元素 来源 元素取值信息来源 注释 对元素的补充说明 元数据的定义举例 编号 M6 中文名称 保管期限 英文名称 RetentionPeriod 定义 对电子文件划定的存留年限。 用途 标识电子文件保存价值，利于电子文件的鉴定、统计和管理。 必备性 必选 可重复性 可重复 取值范围 永久，长期，短期，30年，10年，[其他] 适用性 字符型 限定元素 基本型 默认值 —— 使用条件 —— 来源 由形成、管理电子文件的系统捕获。 注释 域中的“[其他]”表示除值域列表外的其他保管期限，由用户根据实际情况著录。 元数据定义例 编号 M7 中文名称 机构问题 英文名称 AgencyFunction 定义 对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果。 用途 从职能的角度区分全宗内文件的类别、层次，便于文件的排列编目，为用户提供以机构问题为条件的检索途径。 必备性 必选 可重复性 不可重复 取值范围 —— 适用性 字符型 限定元素 基本型 默认值 —— 使用条件 —— 来源 由形成、管理电子文件的系统捕获。 注释 各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案。单位电子文件管理系统设计应与此保持一致。 元数据定义举例 编号 M8 中文名称 类别号 英文名称 CategoryCode 定义 根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码。 用途 标识电子文件类别，利于电子文件管理。 必备性 可选 可重复性 可重复 取值范围 —— 适用性 字符型 限定元素 基本型 默认值 —— 使用条件 —— 来源 由形成、管理电子文件的系统捕获。 注释 各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案，并据此著录。 标准提供了元数据定义的方法 标准提供了元数据主要内容与框架 要进行有针对性的重新定义，不能照抄 可以进扩展、取舍 第一部分结束！ 电子文件归档流程图 零散形成电子文件 收集 手工鉴定整理 著录编目 定期检查，鉴定、销毁 零散电子文件归档 零散电子文件在线归档 收集至系统中 系统鉴定整理 系统电子文件离线归档 系统产生电子文件 系统电子文件在线辑归档 发布利用 手工下载收集 手工鉴定整理 著录、编目 接口在线收集 系统鉴定整理 发布利用 元数据补录 第一节 收集 一、归档范围的确定 注意三种情况 第一种情：有纸质载体的情况；归档参照纸质档案归档范围，与纸质档案相同 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载体 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归档范围的确定 要详细制定归档范围并划分保管期限 第一节 归档收集 一、收集的方法 （一）手工收集法 1．盘—盘拷贝法 2．系统下载法 3、邮件发送法 （二）在线自动收集法 接口法（Web servers） 中间库法 （三）《电子文件归档登记表》的填写 第一节 归档收集 二、收集的内容 （一）电子文件本身 不同版本 签发、签阅过程 （二）元数据 （三）非通用格式电子文件阅读需要的阅读软件； （四）必要时硬件环境也要收集 第二节 鉴定 一、电子文件移交时的检测鉴定 （一）技术检测 （二）真实性、完整性和有效性鉴定 第二节 鉴定 1、真实性鉴定 鉴定收到的电子文件是否真实性 鉴定内容 内容是否被非法更改 是否来自所归档的系统 所有的信息是否能否显示 鉴定的方法 方法一：通过对归档接口或方法的信任来任信 方法二：通过信息确认技术来检测 方法三：通过元数据来判定是否被调换，有可能归档了不是需要版本的电子文件，如不是发放版。最好对归档的电子文件有标记。 需归档电子文件在形成系统的标记 可归档的电子文件一定要有相关的要件，如电子印章，标志文件生效的审签信息，或是变成不可写的文件格式 2、完整性鉴定 鉴定的内容 电子文件信息是否完整，是否能否全部显示。如电子表格 2、完整性鉴定 鉴定的内容 “件”文件成分的完整性，如签发单、不同版本文件、附件。 2、完整性鉴定 鉴定的内容 元数据是否完整。 软、硬件环境归档是否完整。 原因：有些电子文件需要特殊的软、硬件环境才能显示或处理。 3、可靠性（有效性）鉴定 鉴定的内容 这里不是指文件是否生效 文件是否能正