5S标准实施-文档管理规范.docxVIP

5S标准实施规范 批准：刘惠森 期: 2007-12-1 审核：传真义 期: 2007-12-1 编制：康中波 日期：2007-11-21 文档管理规范 1.0目的: 为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制 定本规范。 2.0适用范围： 本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理， ISO体系 文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。 3.0定义： 文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电 子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。 4.0职责： 各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本部门的文档 的管理、标识、销毁等相关工作负责。 5S检查组对此文档管理的状况做检查。 5.0规范 5.1管理与标识： 所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置 在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上， 草稿纸除外，但需要整齐摆放； 两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面； 一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面； 一年至两年才使用的文件标识好放在仓库； 除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁； （详细见后页储存年限表） 非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要 以颜色、由低到高来区分； 文件栏内三格以上的需要标识文件的种类； 文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅； 存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、 防盗、 防潮、防虫等措施；并定期白检，发现I可题及时解决；存放期限到期 后，应按照规定进行销毁处理。 所有的文件夹必须要有标识，可白行设计，字体不做限制，内容至少 应包括公司的LOGn相关下述内容，如： AHVlfELL东莞宏威数码机械有限公司生 产 资 料生产部^ahWell东莞宏威数码机械有限公司人事 AHVlfELL 东莞宏威数码机械有限公司 生 产 资 料 生产部 ^ahWell 东莞宏威数码机械有限公司 人 事 档 案 审计部 文件储存年限表（表一） （以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增添的记录应自行参照本规范实行） 部 门 类 型 序 号 文件/记录名称 归档时间 保存年限 处理方式 人 力 资 源 部 人 事 档 案 1 求职登记表 面试完成 本人离职 销毁 2 学历、学位证（复印件） 斤面试完成 本人离职 打包入库 3 面试评定表 片面试完成 本人离职 销毁 4 婚姻状况或计划生育证明 后即时 本人离职 打包入库 5 试用通知书 即时 本人离职 销毁 6 职称证、岗位资格证、 特殊工种操作证（复印件） 即时 本人离职 打包入库 7 身份证（复印件） 即时 本人离职 打包入库 8 牛年内有效的体校表 即时 本人离职 打包入库 9 劳动合同 即时 本人离职 打包入库 10 原单位离职证明 二 面试完成 本人离职 销毁 录 用 资 料 11 试用期考核登记表 后即时 本人离职 打包入库 12 员工工资调整一览表 即时 本人离职 打包入库 13 转正审批通知 即时 本人离职 打包入库 14 考核记录表 面试完成 本人离职 打包入库 15 奖励记录表 后即时 本人离职 打包入库 16 违规记录表 即时 本人离职 打包入库 17 内部异动记录 即时 本人离职 打包入库 离 职 资 料 18 辞职申请或解除劳动合同通知 即时 本人离职 打包入库 19 员工业务交接活单 即时 本人离职 打包入库 20 员工行政交接活单 即时 本人离职 打包入库 21 工资结算单 即时 本人离职 打包入库 其 它 22 档案异动、调或转签等审批记录 即时 本人离职 打包入库 23 联络函、通知等 即时 1年 销毁 总 经 办 内 部 1 联络函 即时 1年 销毁 2 对市场、物控、研发中心、财务、 非标文件 两日内 3年 打包入库 3 外来函件 即时 2年 打包入库 4 请示、项目审批表 两日内 3年 打包入库 5 QMCC件、洒店业务资料 即时 1年 销毁 6 出差申请表 即时 至出差返 打包入库 7 各种证件办理记录 两日 回3年 打包入库 8 规早制度、规正 内即时 长期 9 技术合作协议 两日内 长期 10 会议记录 即时 1年 打包入库 部 门 类 型 序 号 文件/记录名称 归档时间 保存年限 处理方式 11 政府函件 两日内 长期 外 部 咨 12 行业协会文件 即时 长期 总 13 OLEEW究院资料 两日内 长期 经 ri4 发明协会资料 一即时 长期 办 贝 料 15 彩显资料 两日内 长期 16 各国签证资料 两日内 长期 17 个人资料 即时 一年 打包入库 审 内 部 相关部门的通知、联络函