创新手段-规范程序-提高公文管理水平(办公系统工作会议经验材料).docx

2011 年全局办公系统工作会议经验材料之二】 创新手段 规范程序 提高公文管理水平 汉西车务段学习路局机关电子公文管理经验，于 2009 年 10 月份起实施公文电子流转、管理，加快办公自动化进 程。经过一年多的实践，办公效率和质量大幅提高，办公成 本下降，保证了段机关与现场信息沟通渠道畅通，为促进各 项重点工作的顺利开展提供了有力保障。 一是引进技术，搭建平台。在路局大力帮助下，与济南 局取得联系，筹集资金购买了服务器、电子公文应用软件， 更新配置了一批办公电脑，并成立由信息技术科负责提供软 硬件和网络技术支持，由段办负责完善应用环境和操作流程 的工作小组，精心打造电子公文管理平台，利用一个月时间 完成了平台建立。在段主要领导的亲自部署下，于 2009 年 12 月 18 日开始试用， 2010 年 1 月 1 日正式投入运行，全 段所有文电均实现电子流转，有效提高了公文管理效率。 二是加强培训，人人达标。将实施办公自动化、推进电 子公文管理作为一项干部提素工程，要求段机关、一线车站 管理人员必须 100% 培训达标。面对全新的操作流程，我们 组织专人编写教材，用简单、明了的树型图进行表述，配以 说明，做到简单易学好操作，确保只要略懂计算机和公文处 理知识的人员就能快速掌握。同时，全面开展三级培训： 对 段领导进行培训，为每位段领导配备手写笔，维护好领导批 示语言，尽量压缩操作步骤和流程，再进行实际演练。段主 要领导带头参加培训，所有段领导克服时间紧、打字生疏等 困难，仅用三天时间就全面掌握了阅读文电、领导批示、签 发（修改）文电、调阅文电四个模块的使用。 对段机关管理 人员进行培训，将电子公文管理系统操作模块制作成多媒体 课件，采取以点带面的形式，先对各科室公文管理员进行全 过程的动态影像教学和模拟演练，确保又快又好掌握操作要 领；再由科室公文管理员对科室人员进行一对一讲解，及时 解决操作上的难题，仅用两周时间就完成了段机关人员培训 任务。对一线车站进行培训， 受软件限制，我们对一线车站 仅设置收文和查阅文件模块，采取下发教材和网络视频会议 教学相结合的方式，很快普及完毕。通过三级递进式培训， 一个月内全段电子公文管理系统即正式投入使用。 三、规范管理，良性运作。建立段一科室一车站三级电 子公文管理网络，段办、党群办负责全段行政、党群公文管 理和总协调，督导科室、车站进行文电处理；段机关科室负 责本部门文电处理，并督促各车站按文电要求抓好工作落 实；各车站对上级文电布置的工作及时落实并反馈，形成环 环相扣，权、责分明的闭环管理体系。所有文电均明确落实 期限，段领导通过系统审阅功能，可随时跟踪各项工作落实 情况及完成效果；所有上网文电均实现无纸化流转、快捷索 引和完整归档，可随时调阅。段信息技术科指定专人负责电 子公文技术管理，定期检修服务器、维护数据库，随时处理 网络故障，保证了电子公文正常使用。 四、建立机制，严格考核。制定《汉西车务段电子公文 管理办法》，明确各级公文管理及操作人员的权限和职责， 严格挂钩考核。实施电子公文管理初期，我们利用每周二、 四、六段运输视频会议，坚持与各车站对话，了解平台使用 情况，通报存在的问题，及时答疑解惑；走上正轨后，我们 将公文管理纳入段安全质量评估范围，每季进行质量评定， 加强激励约束，促使公文管理不断规范完善。 严格落实责任 提升办文质量 公文质量是机关工作质量的一项硬指标，是机关形象的 直接体现。公文管理水平如何，在很大程度上决定了行政管 理水平的高低和工作效率的好坏。作为日常公文处理量较大 的机关部门，劳卫处在公文管理中主要采取了以下四点做 法： 一是规范发文审核程序。 2010 年，共拟发公文 499 件、 主办机关签报 283 件、会签处理公文 61 件，总计审核发文 843 件。发文数量虽多，但我们没有放低标准，坚持加强对 发文过程的控制，着力把好公文审核关、会签关、内容关和 文字关，严控发文质量，做到程序规范，审核严谨，注重质 量，讲究实效。对每篇文稿，从政策、内容、文字、体式和