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文控中心文件管理办法 文件编号： 版 本/ 次： 发 布： 实 施： 拟 制 审 核 批 准 更 改 记 录 精品文档 版本／次 主要修改内容或更改单号 更改人 更改日期 口总经理 口副总经理 口管理者代表 口资材部 口研发部 口中试部 发放部门 口生产部 口品质部 口综合部 口销售部 口财务部 1、 目的： 确保质量 / 环境 / 安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性 , 并且能够安 全有效地被管理与使用。 。 2欢迎下载 精品文档 2、 适用范围 ： 凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书 , 外来资料与 文件均适用。 3、 职责： 4.1 品质部负责文控室及文控资料的管理工作。 4.2 各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。 4.3 管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。 4 、定义 公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。 5、管理规定 5.1 文控中心的主要职责： a. 制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。 b. 负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 c. 严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 d. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项 工作和员工服务。 e. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 f. 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 g. 每年对文件资料进行一次清理， 清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修 补和复制。 h. 资料外借需填写《文件资料借阅登记表》 ，并办理登记手续，按时归还，归还时需确 认是否残缺。 5.2 文件材料的管理工作 5.2.1 文件资料材料的收集： 。 3欢迎下载 精品文档 a. 确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存 10 年、 3 年、 1 年 等）；注明文件的版本号或编号。 b. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。 c. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 5.2.2 文件资料的归档、建档与管理： a. 区分全宗，确定定档单位。 b. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类 除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。 1）大类分为：一级文件： QES；二级文件： QP；三级文件（规范、制度、标准） ：QW；WI： 作业指导书；四级文件： QR。 2 ）部门缩写：总经办： MR；研发部： YF；中试部： JS；资材部： ZC；品质部： PZ；生产 部： SC；销售部： XS；综合部： ZH；财务部： CW。 3 ）保密用 Y 表示，非密级则用 N表示。 4 ）密级：绝密： AS；机密： CS；秘密： PS；无： OP。 编码原则：