学生档案管理详细规定.doc

中国环境管理干部学院学生档案管理要求 第一章 总 则 第一条 学生档案是反应学生在校期间政治思想、品德作风、学识水平等内容关键文件，档案材料搜集工作直接关系到人事档案完整性和学生切身利益。为了适应新形势下毕业生档案管理工作需要，深入提升毕业生档案管理水平。做好档案材料搜集归档工作，为国家机关和企机关历史、全方面了解毕业生和正确选拔人才提供依据，依据《中国档案法》和上级相关文件精神，结合我院实际,制订本要求。 第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务标准，坚持实事求是工作方针，实施统一管理、严密保管措施，维护其真实性和完整性。 第三条 学院相关职能部门和教学系部是学生档案材料形成和管理部门，必需认真落实国家相关法律、法规和党组织人事等工作政策、要求。搜集归档工作受国家相关法律、法规保护和监督。 第四条 学院各系部直接负责国家计划内招收一般高职学生档案接收、搜集、管理、归档、封档等工作，招生和就业处负责毕业生档案材料保留和转递工作。 第五条 学生档案管理部门要认真研究和探讨学生档案管理经验，使我院学生档案管理愈加规范化、制度化、科学化；要在做好纸介质档案管理工作同时，加强电子管理系统论证和开发，努力争取实现学生档案电子化管理。 第二章 学生档案搜集 第六条 招生工作结束后，各系部应该将录用新生档案搜集齐全。邮寄到招生和就业处新生档案由招生和就业处转交各系部。新生入学档案包含： （1）高中毕业生记录表； （2）体检表和成绩单； （3）其它相关材料。 第七条 学生在期间各相关部门应不停充实档案中以下内容： （1）高考报名记录表； （2）高考录用通知书、高考准考证；招生和就业处 （3）新生入学体检表；校医院 （4）学籍记录表；教务处 （5）学生档案成绩表；教务处 （6）学生综合测评表；学生处 （7）毕业生记录表；教务处 （8）体育达标卡； （9）毕业生就业报到证；招生和就业处 （10）党员（团员）判定表； （11）在校期间取得奖励（包含奖学金）、表彰和惩处决定材料；学生处 （12） 在校期间参与多种社会实践活动取得由实习单位或学院颁发考评证书及证实； （13）其它可供组织参考有保留价值材料。 以上各项中第6、11项由学院学生处统一印制表格，各系部负责组织学生采集相关信息并填写表格；第3项由校医院负责搜集相关材料；第4、5、7项由学院教务处指导各教学系部搜集相关资料；第1、9项由学院招生和就业处负责搜集、办理。 第八条 学生档案材料由各系部每学期搜集归档一次，最终一学期结束后，毕业生档案材料各系部要立即整理、检验，材料完整封档盖章后交招生和就业处保留和转递。 ?第三章 学生档案管理 第九条 归档程序 （1）新生入学后，各系部要按专业、班级、学号对新生档案进行审核、整理、编号，并以专业、班级为单位装入档案柜。 （2）学生在校期间，各系部形成材料由各系部按要求整理好后直接装入学生档案内。学院相关职能部门形成材料，由各职能部门立即交各系部装入学生档案。 （3）归档材料必需正确填写学生所在系部、专业、班级、学号，填写时应写出学生学号全部位数。 （4）各类材料未印制有系部、专业、班级、姓名、学号时，应在此材料右上角注明该生所在系部、专业、班级、姓名及学号。 第十条 归档材料，凡要求组织审查盖章，须有组织盖章；要求同本人见面（如审查结论、复查结论、处分决定、组织判定等），通常应有本人签字，特殊情况下，本人见面后未签字，可由组织注明。 第十一条 各类材料必需使用A4纸规格办公用纸，材料左边应留出2-2.5CM装订边。文字性材料必需是铅印、胶印、油印，表格性材料必需使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，通常不得用复印件替换原件存档。 第十二条 档案归档时间 （1）学生在校期间形成多种奖励材料，在表彰后30天之内归档。 （2）学生在校期间形成多种处罚材料，在处理完后30天之内归档。 （3）学生学籍表、入学体检表等材料由相关部门于新生入学后三个月内整理完成交各系部入档。 （4）毕业生记录表、实习判定表、就业报到证等由相关部门于学生毕业离校前交各系部归档。? 第四章 学生档案借阅 第十三条 学生档案作为机要文件保留，标准上不对外查阅、不外借。 第十四条 因工作需要，相关职能部门、系部领导、教导员按要求登记后能够借阅学生档案。 第十五条 校外其它单位确需调阅学生档案，须持单位介绍信，经系部责任人同意、填写档案查阅记录表后，方可调阅。 第十六条 查阅、借阅档案，必需严格遵守保密制度和阅档要求，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经许可不得私自拍摄、复制档案内容。 第十七条 查阅者不得泄露或私自向外公布