1.14全宗指南编制规范.pdf

ICS 01.140.20 A 14 备案号：38387-2013 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 14-2012 代替 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 Compiling Method of Guide to An Archival Fonds 2012-11-15 发布 2013-01-01 实施 国 家 档 案 局 发 布 目 次 前言2 引言3 1 范围4 2 规范性引用文件4 3 术语和定义4 4 全宗指南的结 4 5 全宗指南名称4 6 全宗来源背景简介5 7 档案内容与成分介绍6 8 检索和查阅注意事项6 Ⅰ 前 言 本标准由国家档案局档案工作标准化技术委员会提出，国家档案局档案科学技术研究所承担 了本标准起草的任务。 本标准由国家档案局 1995 年 6 月 12 日首次发布，1995 年 10 月 1 日正式实施。 2006 年 4 月国家档案局档案工作标准化技术委员会第 14 次年会明确了本标准修订的任务。 广东省档案馆承担了本标准修订任务。从本标准修订后自实施之日起，原标准同时废止。 本标准主要起草人：张彤 本标准修订主要起草人：张平安 本标准由国家档案局归口。 2 引 言 全宗来源的背景、档案内容概要介绍以及其检索和查阅的有关信息，应规范为标准条目信息。 这对于提高档案管理质量，方便对其的利用，有着重要的关系。为此，制定本标准以规范全宗指 南编制的内容和体例，为准确采集和报道有关信息奠定基础。 3 全宗指南编制规范 1 范围 本标准规定了全宗指南的编制细则。 本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制介绍非全宗形式 档案的指南，参照本编制规范。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用 于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 3—92 档案馆指南编制规范 DA/T 14—94 档号编制规则 3 术语和定义 3.1 全 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 3.2 全宗号 fonds number 管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。 3.3 全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。 3.4 全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 3.5 检索工具 finding aid 用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 4 全宗指南的结