电子文件归档管理办法.pdfVIP

。 电子文件归档管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强鞍山科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效 利用， 维护电子文件的真实性、 完整性、 安全性和可识别性。 根据中华人民共和国国家标准 《电子文件归档与管理规范》以及省市管理规范，特制订本办法。 第二条 本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中 产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条 基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取， 并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成， 经鉴定具有保存和利用价值， 按照有关电子文 件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （四）完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠 性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交 的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 第二章 电子文件归档的管理体制和职责 第四条 电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、 鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明 确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。 第五条 电子文件从形成时就要有严格的管理制度和技术措施， 并专人负责归档工 精选资料，欢迎下载 。 作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档 案馆负责。 第六条 电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、 整理等工作，由形成部门负责； 电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工 作，由档案馆负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。 档案馆要配 备与业务部门相互兼容的、 有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备， 确保归档电子文 件的有效识读。 第三章 电子文件的收集 第八条 收集范围： 凡是反映本单位工作活动、 具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。 按照电子文件 的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件： 指用音频设备获得并经计算机处理的文件， 归档时应注意收集其属性 标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、 影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件： 指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（ WEB）的信息文件。 （九）计算机程序： 指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、 应用软件以及相关支 撑