旅游业酒店会议服务流程.docxVIP

最新整理旅游业酒店会议服务流程 流程一、会前准备工作 提前会议主办方要求打印好会议报到须知. 明确会议所需的资料后，必须在会议报到前二天将会议资料全部到位. 在会议报到前须提前按参会人数将资料、笔、报到须知、考察线路及文具 装入文件袋内。 会议报到前一天准备会议接待所需物品（会议签到表、洒店费用总结算单、 洒店用餐对账单、洒店住房对帐单、入住明细表、反程票预定情况一览表、付款 凭据、结算通知（确认）单、票务交接手续单、任务单、退款凭据、考察线路登记 表、会议接待报账单、用车单、会议结算单、被保险人员活单、变更通知、调研 考察人员活单、票据反馈表、收费登记表、线路一览表、续住表、二次旅游考察 线路及图片）；除此之外还需要准备会议接待时所需要文化用品（票袋、文件袋、 收据、验钞机、电脑、打印机、皮筋、曲别针、订书机、复写纸、橡皮、计算器、 接站牌等）；并领取会议备用金。 提前安排好代表接机工作（车辆安排、接机人员发排）。 流程二、与洒店必须的协调工作（会议报到前） 制作会务组用房及路标指示，要求做到使会议代表方便快捷的找到会务组， 向洒店确认会务用房及会务组房号。通知洒店总机和总机本次会议名称及会务组 房号。 会议主办方抵办洒店后，及时与会议主办方确定相关的接待程序和注意事 项。协助会议主办方与洒店确定上课时间、地点、会议室要求，确认是否使用多 媒体投影仪及茶歇：每日用餐人数、时间、地点，会议横幅及水牌的内容，以及 其他要求。 与洒店协商会议代表入住登记方式，按会议主办方要求的时间提前悬挂会 议横幅，在大厅放置水牌。 流程三、会议期间： 及时与民航问讯处联系确认航班到达准确时间， 安排好接站人员及接站车 辆。 随时与接站人员联系，提前安排好房间及钥匙。 合理安排用房，尽量避免自然单间的出现（单男单女），如出现此情况尽 量说服客人包房，并及时通知会议主办方。 会议报到当天应及时与接站人员和会议主办方沟通落实，及时将用餐人数 通知洒店，以便洒店备餐，避免出现会议代表用不上餐的情况。 会议代表抵达洒店后应先请代表签到、然后交费、发放会议资料、安排房 问、询问客人返程情况（待定返程机票//是否参加二次旅游）;会议接待人员要 求在最短的时间内让客人入住房间。 收费时如遇有客人要求优惠或减免费用时应尽量说明情况， 及时与会议主 办方联系，经与会议主办方商量决定同意后，按会议主办方意见执行。 会议报到过程中应及时与会议主办方和接站人员联系， 确认最后抵达人数, 及时向洒店增加或减少房间数量，避免造成不必要的麻烦。 报道结束后将所有收款现金活点活楚后交旅行社或会议主办方保管。 报道结束后，应及时准确地向会议主办方通报抵达人数、交费情况、考察 人员情况。 报道结束后，及时将会议期间每日用餐人数通知洒店，遇有临时性的用 餐人数减少或增加，应提前4-5小时通知餐厅。每次用餐后会议服务流程人员必 须与洒店服务人员核对用餐人数，填好《洒店用餐对账单》双方签安认可。在会 议代表用餐时应随时向会议代表了解菜品质量及口味， 以便及时与洒店协商调整。 会议期间如遇客人提前退房或正常退房，应及时在第一时间通知洒店总 台和销售部，以免造成不必要的房费损失。每日晚间会议服务人员必须与总台核 对当日用房情况，填好《洒店用房对账单》双方签字认可。 报道结束后，当晚应立即将考察人数、线路、客人的返程情况及时通报 计调，以便安排用车、导游及预定团队火车票及机票。 在会议期间订票时应事先了解活楚机票及车票发售情况后，报知客人， 客人自行选择或根据考察情况推荐相应航班、；车次，特殊旅游招待线路的报价 应事先咨询后方可报价。预订机票时应向客人说明现在正处旅游接待旺季折扣会 随时有变化，须提早确认。预订火车票时应向客人说明现在正处旅游旺季，火车 票非常紧张不能保证可以购买上。 接待大型会时，必须在考察前一天以收据号码编组乘车（或按照会议主 办方意见）编组成车，提前将编组号（乘车号 /人员名单/省份详单/收据号）在 客人上车前30分钟前贴放置于车头，以便会议仪表按所分配的乘车号乘车，会 议代表乘车前交待导游协助以收据或代表证核实人数上车。 会议考察期间，会议接待人员应做好会议代表返住的预定工作，并将返 住的接站情况及时通知旅行社计调部，避免耽误会议代表行程。 会议考察期间，会议接待人员每天早上发团时必须与导游活点活楚当日 考察人数并与会议主办方核实，向导游交待告知特殊旅游游客考察安排， 以便导 游在考察过程中合理安排时间，避免耽误会议代表行程。 会议结束前一天，应将所有会议表格填写完毕（不得涂改），与会议主办 方结算 时，应备齐所有的消费帐单和登记表格结算。（届于会议主办方付款分别为： 房费、餐费、会议室租用费、投影仪租用费、报到须知及学习资料的打印费、通 讯录打印费、会议代表的