2021年电大办公室实务电大专科复习资料.docVIP

办公室实务 办公室两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。事务管理是为政务服务而展开辅助性工作事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。办公室实务：就是指办公室工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。中国文秘工作内容能够分为15项：1、文书撰写（上司口述或会议统计、整理、文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收发、传输、办理、立卷等）；4、档案管理（归档、坚定、管理、提供等）；5、会议组织（准备、统计、文件、善后等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；7、信息资料（搜集、整理、提供、储存等）；8、信访工作（群众来信来访或用户投诉处理等）；9、接待工作（日常工作来访和计划来访接待、安排、服务等）；10、协调工作（政策、工作、地域、部门、人际关系等）；11、督查工作（政策推行或决议实施监督、检验等）；12、日程安排（为上司安排工作日程、见面及差旅事宜等）；13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；14、办公室管理（环境、设备、经费等）；15、其它临时交办事项。( j% l3 s m# ]. G, l) ~4 r国际文秘人职员作内容：1、以速记记下上司交待事项；2、实施上司留在录音机中吩咐；3、档案管理（个人、机密）；4、阅读并分类信件；5、以电话往来维持和外界良好公共关系；6、替上司订聚会并做好统计；7、按上司口头或书面指示完成信函；8、在权限内按自己意思发出信函；9、接待来访来宾；10、替上司接洽外界人士，比如记者、工会职员等；11、自动处理例行事务；12、为上司安排旅行或考察；13、替企业来宾订饭店房间、定机位、发电报、打电话；14、准备好企业要公开资料；15、替上司搜集演讲或汇报资料；16、帮助上司准备书面财务汇报、研究汇报；17、整理并组织好粗略资料；18、替上司保管私人，财务或其它纪录；19、帮助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导通常职员或速记员；21、安排会议事务，并做好会议统计或纲要；22、复印资料。其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书职责，其它15项文员包含或部分包含。中国外资企业或合资企业办公内容：1、办公室环境部署和整理；2、通讯事务、电话、信函和邮件处理；3、实施上司交办事项；4、照料上司身边琐事；5、接待来宾和职员来访；6、统计上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；8、搜集及整理多种信息；9、保管办公室设备及用具；10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。$ ?: b) b% N. f; t传真机使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿质量，纸张太厚或太薄文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防出现机器故障。（2）假如要发出文件很长，那会占有对方传真机很久，应该先打电话给对方，问询什么时候发送最适宜。（3）每一份传真可能会经过很多人手才能送达当事人，文员应注意保密，所以最好不用传真发送部分私人或机密图文。如要罚，应请对方站到传真机前往等候收件。（4）文员不要认为何信息全部能够用传真机来传送，如感谢信、祝贺信或吊唁信，或是给一个尊敬、有潜力用户，最好手写在信纸上，或寄明信片。办公用易耗品关键有：（1）信封、纸张。（2）软盘、光盘等。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）个中小型机器。（订书机、切纸刀、计算器等）（9）小刀。（10）日历等。（11）其它。（直尺、绳带、大头针、粘胶带等）办公室和接待室管理：1要建立器具和备用具台帐，简明记载购入时间、修理经过。2器具和用具脏了、坏了时，应立即找相关部门安排更换或修理。3注意保持室内清洁，常常打扫。4、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话使用方法，和灾难发生时避难路径，对遇有紧急情况需要拿走文件也要放好。5、对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，预防丢失，注意保密。文职员作指导思想：1计划步骤。2事实步骤。3检验步骤。根据“优先次序”处理工作（怎样决定工作优先次序）：（1—3）先将自己想做工作以关键程度为标准（1）是否应该做事？（2）是否做或不做全部无所谓事？（3）是否不能够做事？其次以紧急程度和关键程度为标准（1）关键且紧急事；（2）紧急但并不关键事；（3）关键但并不紧急事；（4）即使有做价值，但并不关键也不紧急事。3、同时考虑上司意向和文员本身工作效率，对于现在该做关键且紧急事情决定优先次序。在考虑上司意向时候，有必需先了解上司决定优先次序习惯；不能决定优先次序时，最好直接找上司商议、请示。9 P/ J. Y: t+ f% Z- C0 B文员怎样管理好自己时间取决于