工作联系函管理办法.docVIP

ＸＸＸＸＸＸＸＸＸ有限公司 工作联系函管理办法 为便于公司内外部联系，及时、规范，快捷处理各项事务，特制定本办法。 一、目的 进一步规范公司内外工作联系程序，加强各部门之间协作，提高工作效率，强化工作职责和可追溯性。 二、术语和定义 （一）工作联系函，是指没有隶属关系的部门/单位之间因洽商工作、询问、答复问题，请求批准或答复事项所使用的具有公文性质的函件。 （二）《工作联系函》是及时快捷地处理工作中各种业务联系的记录文件，是各部门之间工作相互合作、支持、解决工作中存在问题的文件。 三、适用范围 本办法适用于公司内部及筹备期与建设项目相关单位之间的相互书面沟通。 四、工作要求 （一）工作业务中，各部门安排工作或认为有必要让对方单位或其他部门知晓、配合、解决或需要洽商的事项，未达到正式行文的程度，但需要向有关单位/部门书面转达的，可采用《工作联系函》形式进行联系。 （二）《工作联系函》可一文一事，也可一文多事，所需配合、解决的问题要描述清晰准确，行文言简意赅，分寸得当。 （三）发出《工作联系函》的部门，应在联系函中写清需要联系、配合、解决的相关事项和具体要求。 （四）如需回复的工作联系函应说明希望回复的日期。 （五）若部门之间对配合完成工作有不同意见，由双方共同协商确定事项处理办法和时间，协商无果，可采用公文形式将相关问题的处理意见和建议上报公司主管领导批示。 （六）收文部门应按联系函的要求做好配合工作。 （七）所有发出的《工作联系函》，必须要有编号，以便查询追踪。 （八）做好《工作联系函》的归档工作，公司内部往来《工作联系函》由发文部门和收文部门分别负责归档，公司对外发出和收到的《工作联系函》原件由行政部归档，联系函复印件转交承办部门，承办部门应做好相关文档的归档工作。 五、运行程序 （一）《工作联系函》由需要提出的部门人员负责起草，部门负责人审核，公司领导审批后由行政部进行格式化。 （二）对外发函的编号工作由行政部负责，对内发文的编号由发起部门负责，发文部门代码参照XZ-A-001-1《制度、规程编制规定》附件六。 （三）用印审批流程由需要提出的部门发起，流程完成后由行政部盖章，为简化流程，提高办事效率，内部往来联系函由部门负责人签字即可递交收文部门。 （四）发出《工作联系函》时按所描述的工作内容，发给相应的部门/单位，需要其他部门/单位知晓的，可同时抄送相关部门/单位。 （五）《工作联系函》编号后印发，提出部门负责人签字后递交接收部门。 （六）联系函至少一式两份，签字齐全后各方存档。 六、执行日期 本办法自正式下发之日起开始执行。 附件：工作联系函  附件： 发文序号六位年月日部门代码工作联系函 发文序号 六位年月日 部门代码 编号：FST-￡￡—￡￡￡￡￡￡-￡ 函件名称 主送单位 抄送单位 发送单位 ＸＸＸＸＸＸＸＸＸ有限公司 主送单位名称，单位名称前不加“致” 主送单位名称， 单位名称前不加“致” 主要内容...... ＸＸＸＸＸＸＸＸＸ有限公司 XXXX年XX月XX日 部门负责人签名 部门负责人 签名