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高效会议管理技巧 第 1 讲 当今会议面面观 第一节 引言 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁， 不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的 随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上， 不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且 有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 第二节 会议的意义 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠 图 1-1 集思广益图 如上图 1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同 的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意 就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2 ．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或 部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分 显示一个组织或部门的存在价值。 图 1-2 组织或部门与会议 3 ．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过 Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种 方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 第三节 会议的目的 会议的目的 2 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一 个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传 达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对 工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集 合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤， 最终实现协议的产生和问题的解决。 图 1-3 达成协议与解决问题的 6 个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举 行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司 上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 3 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位， 经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 第四节 会议的种类 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类 都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、 社会的不断发展密切相关。 表 1-1 会议的种类 按人数分类 按开会方式