公司会议酒店预订协议.docxVIP

酒店预订协议 甲方：XXXXXXXX 乙方：XXXXXXXX 经协商，双方同意将“XXXX会议”放在乙方酒店内举行；现就会务相关情况以协议形式 明确如下： 一、 会议概况：； 1、 会议名称：XXXXXXXXXXX； 2、 会议时间：XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX 0,其中XX月XX日为报到日期； XX月XX日至XX月XX日为正式会议期； 二、 会场: 1、 正式会议定在乙方国际会展中心会展C厅（室）进行；会场面积 （会场前方 背景净尺寸大小为： L 2、 会场使用具体时间为：XX年XX月X B 9： 00-12： 00、14： 00-21： 00、12月3日8： 00-12： 00、14： 00-18： 00乙方应做好事前开门事后锁门工作； 3、 本次会场两天全程使用费用合计为： XXXXX元人民币;费用会后统一结算； 4、 会议期间，乙方必须确保会场满足以下条件： ＞有足够桌椅，容纳XXX人按课桌式摆放；桌面有干净桌布； ＞嘉宾休息室内沙发、茶儿、烟缸干净；有免费茶水供应； ＞会场内最少有X个服务人员,且应全程在场； ＞有_ 个有线话筒和X个无线话筒,并确保话筒电池充足； ＞ 有专业音响师现场调试服务；确保声音响亮，无杂音； ＞有免费矿泉水、及时补充； ＞有摆放茶点的台桌；茶点自备； ＞乙方会场总负责人为 :电话为： ; 5、 出电梯口须放置到会场的方向指示牌一块，内容为：“XXXXXXXXXXX （含方向箭头）。 6、 免费为本次会议参会人员提供足够的车位。 三、就餐： 1、 时间：XXXX年XX月X日、X日两天的午餐； 2、 餐厅：XXXXXXXXXXXXXX： 3、 形式： XX 元/人/餐,自助餐； 4、 人数：预计用餐人数12月2日中午预计320人/天/餐； 12月3日中午预计270人/天/餐； 保底用餐人数12月2日中午保底300人/天/餐； 12 M 3卜］中午保底200人/天/餐； 5、 进场：来宾凭中方统一制作的就餐券入场，乙方工作人员收取； 6、 结算：以餐厅实际所收餐券为准会后统一支付； 7、 餐厅入口处须放置欢迎牌一块，内容为“XXXXXXXXXXXXXXX的来宾请到 就餐”。（乙方免费提供） 8、 乙方餐厅联络人为 ;电话为： : 四：房间 1、 住宿天数：以客人要求为主。 2、 费用标准：豪华房500元/天/间（不含早）；豪华商务房600元/天/间（不含早）；高 级套房1200元/天/间（含早）：早餐60元/位，早餐用餐人数以餐厅实际所收餐券为准会后 统一支付； 3、 费用收取：乙方直接向住宿客人收取房费及押金； 4、 订房数量： 12. 1 日商务标准间 60 套; 商务单人间 40 套; 总共合计100套; 12.2 日商务标准间 60 套; 商务单人间 40 套; 总共合讣100套; 12.3 日商务标准间 50 套; 商务单人间 30 套； 总共合计坐套； 12.4 日商务标准间 5 套； 商务单人间 3 : 套；总共合计8套； 5、 超出约定房间上限数量时，乙方应优先安排中方参会人员住宿。总数可有10 %的浮 动；具体数量甲方须会前一周内以书面形式告之乙方； 6、 乙方免费为屮方升级4间豪华房至高级套房 7、 登记入住的时间是中午12点以后，结帐退房的时间是中午14点之前；如需延迟退房， 须加收50%的房费，如在下午18点以后退房，须支付当晚的房费;酒店将根据当日预订情况决 定是否接受延迟退房请求。 8、房间方位：尽量不要靠街道一边的房间，以避免嘈杂之音； 五：大厅接待 1、 时间：2012年4日1时9时至2日9时； 2、 接待处摆放签到桌三张：须用干净桌布罩盖：签到桌上放置桌牌3个，内容为“签到 处”、“缴费处”、“资料处”。（乙方免费提供） 3、 签到桌旁放置指示牌-块，内容为“中国医药企业管理协会六届八次会长扩大会议暨 第二十二届中国医药企业营销高峰论坛接待处”。（牌了要大，制作要精，乙方免费提供） 六：整个会议期间，甲方的签单人为： XXXXXX ；签单字样： o其他任何 人以会务组人员名义签字均无效。 七：乙方须确保达到以上条款所列之要求，否则，甲方可以扣除甚至拒付相关费用，严重 影响甲方会议效果者，乙方必须给予相应赔偿。 八：本预定协议在甲方向乙方交纳订金（预付款）后，即自行转为双方之间的正式协议， 不再签订其它协议。订金为：人民币 元。 九：其他约定： 十：本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，且传真件视同原件，白双方签字或盖章之日 起生效，未尽事宜，经屮、乙双方协商解决。如协商不成，将提交履约地人民法院提起诉讼 1卩方：采育行（北京）管理咨询有限公司 乙方： 代表：XXXXXX 代表： 电话：XXXXXXXXXXXX 电话： 传真：XXXXXXXXXXX