出纳现金与收借款还款管理制度.docx

XXXXX有限公司 文件号 页数 第1页共4页 文件名称 出纳现金与收、借、还款之内控管理制度 版次 1.0 版本变更履历：V1.0 版次 日期 变更内容摘要 1 2010/10 新制订 指定分发部门 公司各职能部门 制订 受控状态 受控 □不受控 发 行 修订 审核 标准化审核 核准 XXXXX有限公司 文件号 页数 第2页共4页 文件名称 出纳现金与收、借、还款之内控管理制度 版次 1.0 1.0目的 为加强现金与 收款、借款、还款的内控管理，特制定本制度。 2.0 范围 核心部门：财务部、 相关部门：市场部门、采购部门、制造部门、其它后勤各部门。 3.0 现金管理 1、 出纳必须按卡 及时、逐笔登记序时明细账，按银行账户 及时、 逐 笔登记银行存款序时明细账，做到日清日结。出纳不得跨期记账，不得倒 序做账，不得把多笔业务综合在一起记一笔账。 2、 出纳账簿采用EXCELL格式（详见样表），并在财务相关人之间采用 密码控制进行信息共享。出纳 EXCELL格式账必须每三天另外存档一次，以 保证数据的安全性。 3、 出纳的序时明细账的记账范围包括所有的库存现金、卡、银行存款，不 得 只记部分现金账。 4、 出纳必须至少每三天一次把 收付款单据统计入“银行收支与现金核 对表”及时与财会主办会计进行交接。 5、 出纳必须及时了解并确认卡、银行户头的到款情况，及时记账，及时把 到款信息通知给财务、业务相关人员。 6、 出纳必须及时把付款业务记入账务，及时把付款信息通知给财务、采购 相 关人员。 7、 出纳平时必须对库存现金进行自盘，以保证账实相符，在月底时接受会 计的监督盘点。 8、 保险柜不得存放过多的现金，最高限额为 5万元，超此范围的秘须 存入卡或银行。 9、 出纳对手续不完整的报销必须拒付。 10、出纳不得以白条抵现金，借款要开借条 XXXXX有限公司 文件号 页数 第3页共4页 文件名称 出纳现金与收、借、还款之内控管理制度 版次 1.0 4.0 现金收款收据的内控管理 4.1现金收款收据的购买、发放 1、收款收据的格式，必须采用三联式，且必须有连续编号，编号不得 重复。 2、 收款收据 由财务部 统一印刷或购买，由财务部 按编号进行登记 备 案。 3、 收款收据的发放，必须按领用部门、领用人登记造册。并且，除营销部 驻 外办事处外，其它部门不得领用。办事处领用的 收款收据按需要量加盖公 司公章，不得加盖“现金收讫”章。 4.2 现金收款收据的使用 1、现金收款收据的营销业务使用 营销业务人员在使用收款收据收取现金时，分两种现金收款情况使用收 款收据： （1 ）、先收款后给收款收据 若是客户把现金款项打到财务部指定的个 人卡上，由出纳核实确认后，通知业务员开出收款收据。若是客户直接交现金 给 业务员的，则业务员必须1天之内（时间来不及的2天之内）及时把现金 交给出纳（不得滞留现金），由出纳核实确认后，通知业务员开出收款收据。 （2）、先给收款收据后收款 若客户要求公司先开收款收据才能付现金款项的，在交付收款收据时，收款 收据背面必须注明“款未收到，本收据仅作收款用。 ”并 加签名字与日期 。 款收到后，分两种方法处理： 方法一：开新的收款收据给客户，同时要求业务员到客户处收回原收款收据。 方法二：待款项收到后，由出纳通知由业务员到客户处对原收款收据加注 XXXXX有限公司 文件号 页数 第4页共4页 文件名称 出纳现金与收、借、还款之内控管理制度 版次 1.0 款已收到”并签名字与日期。 2、现金收款收据在公司内部的使用 在公司内部，出纳收到各种 收入或还款之现金，必须开具收款收据，会计 必须把收款收据作为原始凭证入账，收款收据上必须加盖“现金收讫” 字样。 4.3 收款收据的核销 收款收据使用完毕，存根联及作废联必须交还给财务登记核销。财务部平 时 必须每季查询收款收据的使用状况，遇办事处有人员离职时，必须查询其收款 收 据的使用状况并监督收款收据的移交。 5.0 借款与还款的内控管理 1、 借款签批手续 一般员工借款必须由部门主管签批，总经理签批，方能 生效。 2、 大额的超出十万元的借款，包括股东向公司借款，他单位、个人向公司 借 款，必须签订借款合同。超出30万元的的，必须获得董事会的通过。 3、 借款必须开具借条，借条公司联财务必须作为原始凭证入账，借款人联 由借款人保存。 4、 还款必须开具收款收据，收款收据公司联由财务作为原始凭证入账，还 款 人联由还款人保存。 6.0本制度由财务部负责制定、修订、解释权。 7.0本制度总经理签批后生效执行。