档案数据著录规范..docxVIP

档案数据著录规范 一、 数据准备 数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提 供准确有效档案目录信息的工作。案卷不符规范要求的应改正，如没有页 码的要补编、松散的案卷应重新装订等。数据准备工作应符合〈〈文书档案 目录数据交换格式与著录细则》（DB 35/ T 161-2002）及有关规定，著 录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。 二、 数据录入 （一）文件级目录数据著录要求 1、 全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。全宗号用4个字符 （半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3,应著录为“0003”。 全宗号的格式是： x XXX 2、 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 （采用按不同保管期 限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得 重复）。用3个字符（半角）表示，如：第1 2号目录应为 012, 一个全宗 内的目录号不能重复。 3、 案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用 4个字符（半角）表示。（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移 交进档案馆后由档案馆编制） 4、 归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著 录。 5、 页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一 页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半 角）表示，如：102页应著录为0102。（案卷内文件首页的号码存在重码、 跳码的现象，应重编页码） 6、 文件题名：即文件标题。（是字符型，不得超过80个汉字，全角 状态下著录） 原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县 人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关 于加强档案工作的通知”。原文有错或漏字的，应照实录入，用“ 口”在 其后加以说明，如“中共建宁县委关于XXX同的任通知” ，应录为“中 共建宁县委关于XXX同［志］的任［职］通知”。 文件题名冗长，超过规定字段长度的，在不丢失重要信息和损 伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。 对题名中出现“我省” “你局”“本府”等不规范简称的，应据 实著录并在其后注明全称或规范的简称， 用“口”标识。如“关于本局…… 工作总结”应录成“关于本局［XX局］ 工作总结”，而不应录成“关 于X X局工作总结”。 文件有正题名、副题名或题名说明的，正题名能够反映文件内 容，按正题名著录；正题名不能反映文件内容的，应同时著录文件的副题 名或题名说明，在著录副题名之前加上“：”，如正题名为“开拓创新，实 现新的跨越”、副题名为“二。。五年工作总结”，应录为“开拓创新，实 现新的跨越：2 0 0 5年工作总结”。如果字段长度不够，可归纳后著录， 用“口”标识。 (5 )文件没有题名的，应依据文件内容拟定题名，用“ 口”标识； 原文件题名不能揭示文件内容的，如“通知”、“报告”等，应依据文件内 容另拟题名附后，用“ 口”标识，如：“通知［XXX］ ”，要把这份文件 的主要内容拟写出来，题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、 内容、文种。 应在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名， 并在增加的人名两端加上“ 口”。例如：“关于xxx等同志职务任免的通 知”应著录为“关于XXX ［XXX、XXX］等同志职务任免的通知” 。 题名中所涉及到的数字，一般都要采用全角阿拉伯数字著录， 但是对专用名称则要按原文进行著录。如“一九九一年”应录成“19 9 1年”(如“九一年”应直接录成“1991年”)、但“三中全会”不得 录成“ 3中全会”。 题名中不能出现空格或半角字符，否则数据会出错。标题中出 现的英文字母、标点符号要在全角状态下录入。 上级简报信息若干期为一件时，应录为：工作简报 ［第xx 期至第x x期］”，但本级简报信息应一期录一条，如、“简报(1 )［ ］ ” (1 0)会议记录本的著录：有卷内目录的按目录著录，没有卷内目 录的可一本著录一条，并注明会议的性质、部门，以及记录本上第一次和 最后一次会议的时间，如：XXX会议记录［XXXX年XX月XX日至 XXX X年X X月X X日］ 人民来信的著录：有领导批示处理意见和办理结果的人民来 信或重要人物、知名人士的来信，一件著录一条，并注明来信人员、身份 和来信内容及处理结果。一般性的、没有批示及办理意见的人民来信可以 一卷录一条。一卷录一条时要在正题名中注明年度及件数。如：人民来信 (XXX X 年X X 件) 介绍信存根的著录：一般的介绍信存根一本录一条。并注明 介绍信的内容和年度，如：XXX介绍信存根［XX XX年度XX号至X X号］。有的重要的介绍信存根，应一份录一条。 干部行政介绍信、调干通知单的著录：干