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杭州爱华仪器有限 编号: AQV/SC 001-2018
采购合同管理制度
公司 版本: 3.0 页码: /
发布部门:生产部 发布日期: 2018.03.01 实施日期: 2018.03.01
编制: 审核: 批准:
1. 目的
为了规范采购合同签订的管理,保证交易的可靠有效,降低采购风险 最大限度维护企业利益,特制定
本管理制度。
2.范围
本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装、模具、办公用品等单笔交易金额在 2000 元以上的
采购。
3. 职责
3.1 生产部(采购部)是采购合同的对口管理部门,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管
理事项。
3.2 生产部、技术部、生产中心负责人参与合同条款的审核。
3.3 总经理或其授权人负责合同签订的批准。
4. 工作内容
4.1 采购合同拟订。
4.1.1 合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。
4. 2 正式的采购合同主要包括以下几个方面的内容 (采购合同格式见附件 1)。
4.2.1 采购合同签订双方的单位名称、联系方式。
4.2.2 采购产品的全称、价格、数量、规格型号。
4.2.3 采购产品的品质、技术参数、包装要求。
4.2.4 采购合同的履约方式、期限和地点。
4.2.5 采购产品的验收标准和方式,验收标准按企业标准规定验收。不合格品应由供应商取回,并由企业
另定期限补齐; 企业降低验收水准接受供应商的货品时, 货款应酌情折让; 因货品不合格所产生的一切损
失及费用由供应商负担。
4.2.6 付款方式和期限。付款方式应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式;如采取付定金,货到
验收合格付余款的方式, 原则上定金不超过 40%;款到发货的方式应尽量避免, 不得已时也应以此为条件
争取折扣。
4.2.7 售后服务和其他优惠条件。
4.2.8 违约责任和解决争议的方法。
4.2.9 对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的货品,如设备、非标准件等,应签订技术协议书。
4.3 采购合同的签订
4.3.1 采购合同原则上由总经理负责签订,但金额在 5000 元以下时经过总经理的授权可委托生产部(采购
部)出面代表公司进行合同的签订。
4.3.2 签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同,如果委托他人代签,
采购部应审验其委托证明。
4.3.3 供应商签订的合同必须采用书面的形式,不能采取其他任何形式,否则视为无效合同。
4.3.4 对于金额在 10 万元以下的采购合同,可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传真给
供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立;签订后的合同由
生产部保管。
4.3.5 对于金额在 10 万元以上的采购合同,应采用书面的形式进行签订,原件一式 2 份;签订后的合同由
财务部保管,采购合同的原件并复印 1 份,分别交生产部(采购部)进行保管。
4.3.6 对于长期、稳定的供应商,可采取签订一份总合同(如:一年期限) ,此后以每一采购单作为合同附
件的方式进行交易。
4.4 采购合同的执行与控制
4.4.1 合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订货单,使供应商及时准备所需的物
料。
4.4.2 采购部应配合质管部进行采购物料的进厂验收工作,当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求
时,采购部应积极联系供应商进行处理。
4.4.3 采购的 A 类物料(关键零部件)都必须附带由供应商提供的验收报告,且在验收报告中有供应商的
签章。
4.4.4 采购部应建立合同履约的管理台账 ( 台帐格式见附件 2),对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登
记,并保
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