001采购合同管理规定.pdf

杭州爱华仪器有限 编号： AQV/SC 001-2018 采购合同管理制度 公司 版本： 3.0 页码： / 发布部门：生产部 发布日期： 2018.03.01 实施日期： 2018.03.01 编制： 审核： 批准： 1. 目的 为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险 最大限度维护企业利益，特制定 本管理制度。 2.范围 本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装、模具、办公用品等单笔交易金额在 2000 元以上的 采购。 3. 职责 3.1 生产部（采购部）是采购合同的对口管理部门，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管 理事项。 3.2 生产部、技术部、生产中心负责人参与合同条款的审核。 3.3 总经理或其授权人负责合同签订的批准。 4. 工作内容 4.1 采购合同拟订。 4.1.1 合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。 4. 2 正式的采购合同主要包括以下几个方面的内容 （采购合同格式见附件 1）。 4.2.1 采购合同签订双方的单位名称、联系方式。 4.2.2 采购产品的全称、价格、数量、规格型号。 4.2.3 采购产品的品质、技术参数、包装要求。 4.2.4 采购合同的履约方式、期限和地点。 4.2.5 采购产品的验收标准和方式，验收标准按企业标准规定验收。不合格品应由供应商取回，并由企业 另定期限补齐； 企业降低验收水准接受供应商的货品时， 货款应酌情折让； 因货品不合格所产生的一切损 失及费用由供应商负担。 4.2.6 付款方式和期限。付款方式应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式；如采取付定金，货到 验收合格付余款的方式， 原则上定金不超过 40%；款到发货的方式应尽量避免， 不得已时也应以此为条件 争取折扣。 4.2.7 售后服务和其他优惠条件。 4.2.8 违约责任和解决争议的方法。 4.2.9 对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的货品，如设备、非标准件等，应签订技术协议书。 4.3 采购合同的签订 4.3.1 采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在 5000 元以下时经过总经理的授权可委托生产部（采购 部）出面代表公司进行合同的签订。 4.3.2 签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签， 采购部应审验其委托证明。 4.3.3 供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。 4.3.4 对于金额在 10 万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传真给 供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立；签订后的合同由 生产部保管。 4.3.5 对于金额在 10 万元以上的采购合同，应采用书面的形式进行签订，原件一式 2 份；签订后的合同由 财务部保管，采购合同的原件并复印 1 份，分别交生产部（采购部）进行保管。 4.3.6 对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如：一年期限） ，此后以每一采购单作为合同附 件的方式进行交易。 4.4 采购合同的执行与控制 4.4.1 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备所需的物 料。 4.4.2 采购部应配合质管部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求 时，采购部应积极联系供应商进行处理。 4.4.3 采购的 A 类物料（关键零部件）都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的 签章。 4.4.4 采购部应建立合同履约的管理台账 ( 台帐格式见附件 2)，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登 记，并保