第六章 会间服务.ppt

第一节 报到与签到 第二节 会议记录 第三节 会议选举与表决 第四节 会间危机管理 第五节 会议主持工作 第六节 会间文化活动的安排 第七节 会间餐饮服务 第八节 会间住宿服务 第九节 茶歇与摄影 （三）制作投票箱 简单轻便、庄重方便、数量保证 （四）推选监票人 选举之前大家推选、监督选举过程并口头向大会报告。 【思考与练习】 一、有会议专家研究会议开场白，认为有开门见山式，就是用三言两语的开场白进入会议；有迂回入题式，就是借助相关或不太相关的内容，预设某种前提，使人在不知不觉中入题；有引发思考式，就是创设悬念或提出悬疑，构筑一个听众积极参与的空间；还有情绪渲染式，就是用自己的感情点燃与会者的情感火焰。对此，你有什么认识，能否各举出一例，尝试做会议主持人？ 二、如果你是某公司行政部秘书，公司将召开一个新产品发布会，参加会议的人数约为80人，会期一天，请你做好以下工作： 1.会议签到与发放会议资料。 2.会场引导就座。 3.会间会场服务。 4.引导参观并介绍新产品 5.列一份工作午餐和一份晚宴菜单，送会务组领导审核。 工作要求： 1.签到和发放文件要有条不紊，秩序井然。 2.引导就座要仪态大方，礼貌周到，会正确使用有声语言和态势语言。 3.会场服务要主动、细致。 4.能主动统计好午餐和晚餐的用餐人数，并对与会者的饮食习惯有大致了解，能根据与会人员的爱好和季节以及地方特色拟定菜单，确保丰俭合理，菜量适宜，不铺张浪费。 【开场白实例】 今天，窗外阳光明媚，室内暖意融融！在新春佳节即将到来之际，我们在这里欢聚一堂，召开2009年度公司总结暨表彰大会。此次会议的主要目的是为了回顾一年来的工作，总结经验，吸取教训，共商公司未来发展大计，并对为公司各项工作的发展作出贡献的员工、施工队进行表彰和奖励。 在这次会上，我希望能够搜集到关于我们最后一次使用集中团队模式进行的广告活动的具体反馈意见。” （二）推进程序 1. 控制会议进程 （1）会议议程的次序安排不合理 （2）主持人不守时，没有明确会议的开始和结束时间。 （3）会议期间因有异议而发生争执，主持人又未能及时劝阻。 （4）与会者的发言偏离会议目标，主持人未能及时劝阻。 （5）与会者会前准备不够，会上才会漫无边际地讨论，重复地表态、祝贺、讲话。 （6）过多的中途退场、外出、接听手机或会场外部干扰等，主持人未能适时提示，使会场秩序混乱，会议效果低下。 （7）时机成熟时，主持人未能终止讨论或辩论，未能及时确认结论形成决议同时转入下一议题，以致拖延时间 2. 防止冷场与沉默 3. 引导与会者实现会议目标 （1）防止偏离目标。 （2）阻止无序的发言。 （3）随时澄清模糊的概念和理清混乱的思路。 （4）适时做简短概括。 （三）结束程序 1. 会议结束的时机 （1）讨论已经完成，并且会议主持人已经完成了议程上的所有事项。 （2）时间已经到了。 （3）意见被一再重复而且没有任何其他新的提议。 （4）现有信息有限，还需要重新准备才能继续进行下去 2.总结会议 主持人总结的内容： 通报会议取得的成果，做出的决定和达成的协议； 用明确的语言指出分歧，估计它的影响，说明分歧是多数还是少数； 指出下一步必须做的事情，明确今后的行动方案； 指出哪些事情会后应得到落实，负责人是谁。 主持人总结的方式有： （1）归纳式 （2）号召鼓动式 （3）启发式 （1）归纳式 这次会议开得很成功，于总经理的工作报告，既对公司一年来的发展进行了全面、客观的总结，也提出了公司下一个五年计划的发展思路，描绘了公司美好的前景。吴董事长的讲话更是站得高、看得远，坚定了大家为公司未来发展而奋斗的信心。这次大会是一个振奋人心、催人奋进的大会！会后，我们要深入学习、领会会议精神，在公司领导的正确指挥下，继续坚持‘诚信做人，踏实办事’的经营理念，以‘对社会负责，使企业发展，让员工富裕’为目标，团结一心、共同努力，鼓足干劲、开拓创新，为公司美好的未来贡献我们的智慧和力量！ （2）号召鼓动式 世上总是好人多，天灾无情人有情。这次抢险救灾，真正体现了一方有难，八方支援；一家受灾，千家关怀。通过这次会议，我们看到了许多感人的事迹，体会到了许多真情。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会变得更加美好！同志们，希望大家都能有所思、有所悟。散会！ （3）启发式 今天大家提出了不少问题，有些我们直接找到了答案，有些，比如‘关于食品卫生与安全问题’，问题提得很及时，很深刻。这是一个需要多部门齐抓共管的问题，需要安排专门的时间研究。请与会者会后广泛收集相关信息，思考治理