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内部控制制度 《采购及付款循环》 文件管制等级： □管制文件 □非管制文件 文 件 发  行 单  文件履历纪要页 位 文 件  管 制  等 级 管理代表  □管制文件  □非管制文件 版次  文 修  件 订 内  履 容  历 纪 录 核准 权责 编撰  日期 0  第 1 版（新发行） 1. 总 则 1.1. 制定目的 为 促使 本公 司「 内 部控 制」 （ Internal Control ）之「采 购 及付 款循 环」 （ Purchase ）程 序， 能有 所遵 循， 特订 定 本文件，俾利各相关单位遵循。 1.2. 适用范围 凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程 序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。 1.3. 权责单位 资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承 认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规 范作业。 2. 采购及付款循环 2.1. 循 环图 【见】（数据 1）「采购及付款循环图」。 2.2. 循环作业 本循环之各项作业： 1) 请购作业（CP101），另订之。 2) 采购作业（CP102），另订之。 3) 进口作业（CP103），另订之。 4) 验收作业（CP104），另订之。 5) 与合约不符作业（CP105），另订之。 6) 付款作业（CP106），另订之。 7) 差异分析作业（CP107），另订之。 3. 附 则 3.1. 制修废与颁布实施 本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长 核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时 亦 同。 3.2. 编号、版本、日期、页次／页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称 、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。 3.3. 附 件 3.3.1. 相 关资 料 （数据 1） 「采购及付款循环图」 （数据 1） 「采购及付款循环图」 CP101 预 算 ------ → 购 请 | ├--- -------- --- ┐ | ↓ ↓ | CP102 CP103 | 采 购 进 口 | | ├--- -------- --- ┘ | ↓ | CP104 | 验 收 | | | | ↓ | CP105 | 是否合 格 ------ → 否------ →与合约 | 不 符 | | | ↓ | | 是 | | | | ├--- -------- --- ┐ | ↓ ↓ | CP106 | 付 款 入 库 | | ↓ | CP107 | ←------ --- ┘ 差异分析 第 1 節 作业程序 1. 提出需求 1.1. 调节性采购 依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济 未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量 种类，交由采购单位采购。 1.2. 预算采购 依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单 」，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填 入采购预算内。 预算采购，包括下列二种采购： 1) 直接材料（常用材料） 2) 系指直接耗用之材料。 3) 间接材料（常用物料） 4) 系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数 量也无法预知。 5) 可凭用料单位之需料通知单现用现购。 2. 检查库存 采购前应先检查存货是否具有下列情形： 1) 目前存量尚未达请购点/安全库存。 2) 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代 。 3) 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。 3. 临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造 单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购 单 」。 第2節控制重点 「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内 容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事 项。 「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办 理。 紧急采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。 应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。 第3節相关资料 销售预算、「客户订单」、「请购单」等。 第 1 節 作业程序 1. 查询供货商数据 1) 准备采购。 2) 调阅「供货商数据/ 厂商料件基本数据报表」，了解过去采 购及询价纪录。 3) 向厂商询比议价。 2. 决定购买方式 依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买： 1) 询 价 2) 金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商 采购者。 3) 议 价 4) 采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价 高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大 等之情形者，仍应予以议价。 5) 比 价 6) 若为特殊规格或供应厂