钥匙管理作业指引.docxVIP

××××股 份有限公司 文 件 编号： ** 公司通告〔 2020〕 01 号 签发单位： *** ——------------- —————— 钥匙管理作业指引 目 的 规范物业各阶段钥匙管理的责任部门及管控要点，保障钥匙的安全管理。 适用范围 适用于 XXX物业各城市公司 / 分公司所辖物业服务中心的钥匙管理。 职 责 物业服务中心经理负责对钥匙管理的监督和指导。 客服主管应指定专人负责钥匙的接收、标识、保管、领用和日常管理。. 客服员负 责钥匙的托管、领用、借用、归还的日常管理工作。 作业指引 钥匙分类 物业用钥匙：指物业服务工作需要配置的钥匙，包括：公区设备房钥匙、楼道水电表间钥匙、消防通道门钥匙、灰空间及物业用房钥匙等。 业主用钥匙：在交房时需要交付给业主的各类钥匙，包括：入户门钥匙、信报箱钥匙、阳台门钥匙、车库门钥匙、紧急报警按钮钥匙等。 管理分期 交房前：指项目集中交付前。 集中返修期：指项目交付日后 30 个日历日（提前交房项目可根据实际情况约定） 。 日常管理：指集中返修期后的常规物业运营管理期。 交房前钥匙管理 各部门分工及主要职责 物业客服部：设定一名客服员负责钥匙管理，与地产项目部对接需移交的钥匙清单，确认所有钥匙的编码规则；提前做好钥匙接管准备工作（包括钥匙柜、销售户位 与施工户位对照表、园区平面图（有准确户位及单元） 、户位表、标签纸、透明胶带、钥匙扣及剪刀等）。移交的钥匙当面进行清点，双方需在明细表上签上姓名和时间，一式两份作资料存档。核对无误的钥匙入库以备交房，不再外借，为交房物品装袋做好准备。 物业秩序部：负责对需移交的全部钥匙进行逐一清理、核对（业主户内钥匙应优先完成）。逐一测试每把钥匙是否能打开相应的锁具，清理钥匙数量，并按客户中心确定的编码规则对钥匙做好标签。确认无误后移交客服部入库。 钥匙定义 交房钥匙：交房时需要移交给业主的所有钥匙， 包括入户门的 B 钥匙和除返修钥匙之外的 A 钥匙、户内门窗钥匙、信报箱钥匙等。 返修钥匙：用于交房后业主户内返修留用的钥匙， 留用钥匙需确保能进入到业主需维修的每一个房间。 两次移交：钥匙分两次从施工单位处进行移交。首先保证交房钥匙的移交，核对无误不再外借。返修用钥匙可在交房前 3 天移交，用于后期集中返修整改。 到位时间：交房钥匙在交房前 7 天装袋到位，返修钥匙最迟在交房前 3 天移交物业。 如项目工期提前，物业可以尽早接管钥匙。 钥匙移交标准： 包括但不限于整体干净、 完整、有明确销售楼栋号标识； 无胶纸、无缺角、无弯曲等。 集中返修钥匙管理 物业客服部：负责对项目集中返修期借用钥匙的管理，借出和归还均需按照《钥匙借用登记表》做好记录。客服前台对返修钥匙做到日清日结，每天清理《钥匙借用 登记表》，当天未归还的应查明原因，并单独提行罗（特殊情况应事先约定） ，进入到次日未还钥匙进行管理，每日以此类推，保证返修钥匙的有效管理。 ，原则上物业不直接将钥匙借给施工方。由工程人员将钥匙借出后交由施工方。如整改量大，确实需要施工方直接借用的，施工方应交押金（具体金额各项目自行确定）后，凭押金条到客服部借用。 借钥匙的条件：物业工程部核实，该户有返修整改类问题，且按工作安排当日需进入处理的方可借出钥匙。 借用人关闭房门前需对户内门窗、 设施等完好性，户内清洁等进行检查和确认。 精装房无返修，原则上不留钥匙也不外借钥匙。 日常钥匙管理 .1 物业客服部：集中返修期结束后，钥匙由客服部统一管理，客服部建立包含项目所有户数的《钥匙清理表》 。 .2 自业主办理装修起，即通知领走留存在物业的返修钥匙，并在《钥匙移交表》 上签字。 管控重点： .3 所有钥匙应放入专用钥匙柜， 按楼栋或单元存放管理， 并由专人每月进行清理。 .4 所有钥匙借用均需填写《钥匙借用登记表》 ，客服人员在借出钥匙时，需事先确认房屋状态及业主信息。 归还时由客服人员检查钥匙的完整性并在 《钥匙借用登记表》上做销号处理。 .5 集中交房后，业主如因委托物业办理房屋转让、租赁或有返修问题需存放钥匙 在物业，需由业主签写《钥匙授权委托书》，钥匙留存及领取均需在 《钥匙授权委托书》中登记确认。客服前台经办人员需要在《值班记录表》记录钥匙异动情况，并将相关信息更新在《钥匙清理表》中。 .6 每日清理：客服员当天下班对《钥匙借用登记表》进行清理，原则上借出钥匙 当天必须归还，如当天未归还的需逐户查明原因，并单独提行在《钥匙借用登记表》 上记录（或是通过标记方式显示） ，进入次日未还钥匙类， 每日以此类推，保证借出钥匙的有效管理。 .7 客服员每月对钥匙进行集中清理，并在《钥匙清理表》留下记录。 若因物业原因导致客户钥匙丢失的，应追查责任原因，由责任部门负责更换门锁 或配备新钥匙。客服部做好对客