文书、档案管理制度.docx

第十八章 文书、档案管理制度 一、文书管理工作制度 第一章  目 的 第一条  为使公司的文书处理建立科学、  合理、规范的程序  ,使文书处理准确、 及时 , 提高文书处理的工作效率和文书的质量  ,特制订本办法。 第二章  组织管理 第二条 公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。 各分公司（工 厂）的文书收发由其所属部门办理 ,行政部门负责文书的收受及发送。 第三条 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽 催、校对、监印、档案管理等事宜。 第三章 文书的种类 第四条 公司的通用文书有以下几种。 1）请示：向上级部门请求、请示、批准的事项。 2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。 3）决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。 4）决议：经过会议讨论或议定 ,要求贯彻执行的事项。 5）批复：上级答复下级的请示事项。 6）通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 7）通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。 8）通报：表彰先进 ,批评错误 , 传达重要情况。 （ 9）信函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题请有关部门批准。  , 10 ）会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项 ,要求与会单位共同遵守执行。第五条 公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、 广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。 文档仅供参考 第六条 文书的类别。 1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。 3）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 （ 4）普通：指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西 ,则另当别论。 5）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。 第四章 文书制作要领 第七条 文书内容（以公文为例）包括以下几方面。 （ 1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成 ,位于文头与界栏线上。 2）收文机关：向上级的请示、报告 ,一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的 ,用“抄报；”对同级或下级则用“抄送”。 3）标题：对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。 4）正文：公文的主体部分。 5）发文机关：制发文的单位 ,位于正文的右下侧 ,应写全称或通用简称。 6）公文日期：包括年、月、日 ,写在公文末尾 ,一般以印制日期为准 ,重要公文以签发日期为准。 7）公文印章：加印在发文日期中间。 8）密级：保密文件注明密级。 9）附件：附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。 第八条 用纸格式。 （ 1）国内公文用纸用 16K 型（26cm ×18.4cm ）,涉外公文用 A4 型（29.7cm ×21.0cm ）。 2）图文区：国内用 16K 型（23.3cm ×14.9cm ）,国际标准用 A4 型（27cm ×17.5cm ）。第九条 印装格式。 1）公文均采用横书横排。 2）单面印刷可在上端装订 ,双面印刷在左面装订。 3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。 第十条 版面格式：首页采用文头。 第十一条 公文行文原则。 （ 1）上行文原则。 ①逐级行文 ,即下一级行文给直接上级。 ②多级同时行文 ,即下级向上级和更高上级同时行文。 ③越级行文 ,遇特殊、紧急情况 , 或对直接上级的检举、控告。 （ 2）下行文原则。 文档仅供参考 文档仅供参考 ①逐级行文。 ②多级同时行文。 ③直贯到底行文。 3）平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十二条 文书的署名。 1）公司内文书 ,如果是一般往来文书 ,只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者 不涉及各部门且内容不重要的文书 ,只需部门署名；如果是重要文书 ,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名 ,或者署有关部门的主管姓名与职务。 （ 2）对外文书 ,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书 ,一律 署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书 , 也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第十三条 文书的盖章。 1）在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。 2）如果文书署名者不在 ,可加盖职务或代理者印章 ,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下 ,文书存档前必须加盖署名者印章。 3）以部门或公司名义起草的文书 , 须在旁侧加盖有关责任者印章。 第十四条 文书制作注意事项。 1）文书必须简明扼要 ,一事一议 ,语言措辞力求准确规范。 2）起草文书的理由包