会议管理实务(项目二)报告.ppt

会议通知结构： 1、标题：完全式标题、省略式标题 2、正文：左起空两格； 前言：会议通知理由、目的、依据 主体：会议主题内容、召开时间、地点、参会人员、参会要求、 报到日期和地点、会议组织方联系方式 结尾：自然结尾；特此通知 3、落款：正文下方右侧，包括单位、日期 任务六 制作并发送会议通知 最新.课件 * 会议通知结构： 4、回执：便于安排食宿等问题 特殊的书面通知 请柬：贵宾出席请柬、婚礼请柬 会议邀请函：亲朋好友、知名人士、专家的礼节性书信 任务六 制作并发送会议通知 最新.课件 * 会议通知发送： 1、确定发送对象：明确谁参加会议、明确以什么身份参加会议（正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员）、参会者代表性、参会者总人数 2、发送方式 3、注意事项：上级审核；提前1-2周发送；参会者启程前再次确认，协助解决食宿；地址、邮编正确；落实回复。 任务六 制作并发送会议通知 最新.课件 * 《中华人民共和国公司法》 了解知识点：股东、董事会、经理层三者之间的关系；双会谁来召集；谁来主持；职权；投票权；监事会作用 学习《中华人民共和国公司法》相关条款，要求精读 专题一 股东会、董事会 最新.课件 * 原则： 事做好第一，钱该花就花 节约原则，能省则省，符合财务制度 总量控制，确保重点，细化项目 留有余地 任务七 编制会议预算 最新.课件 * 预算作用： 各项收支进行量化，收支平衡 总额控制 预算预测： 预测会议规模：与前三次类比 预测会议支出：固定支出+可变支出 任务七 编制会议预算 最新.课件 * 预算编制 如何有效编制预算？ 1、划出会议流程图 2、找出会议流程各环节 3、各环节工作所需物资、服务逐一列出 4、将上述费用加总，再适当留有富余 一般预算项目参见P58 拓展运用：学会使用word visio软件 任务七 编制会议预算 最新.课件 * 会议经费筹措方式： 1、企业单位内部专项开支 2、联合举办者共同出资 3、社会筹款 4、会场广告 任务七 编制会议预算 最新.课件 * 会议资料： 来宾资料、会务资料、沟通资料 来宾资料（分发给来宾）：事先准备、纸笔、宣传材料 会务资料（内部人员使用）：接站表、住宿安排表、内部通讯录 沟通资料（主体资料）：会议宣传资料、会议参考文件、协议书、合同书 任务八 准备会议资料和会议物品 最新.课件 * 会议物品：量入为出、经济适用、精打细算 1、会议证件 2、指示标志 3、铭牌 4、会议设备：电脑、打印机、音响、录音等（事先调试） 5、会议物品：水杯、电池、胶带、订书机、铅笔等 会场现场必须有维修人员随时对设备跟进维修 任务八 准备会议资料和会议物品 最新.课件 * 任务三 确定会议工作机构与人员分工 最新.课件 * 成立工作机构原则： 适宜原则 对口原则：合适的部门做合适的事 平均原则：因事设组 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加 任务三 确定会议工作机构与人员分工 最新.课件 * 会务工作 1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传 2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送 3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调试、座次安排、铭牌安排、安保服务 三级会议工作机构 根据会议规模，成立不同的会议机构hu 任务三 确定会议工作机构与人员分工 最新.课件 * K公司前述案例： 1、成立几级会务机构？ 2、会务组（总协调）人员构成？ 3、材料宣传组人员构成？ 4、接待组人员构成？ 5、活动组谁来做？ 6、后勤与保障组谁来做？ 任务三 确定会议工作机构与人员分工 最新.课件 * 开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销人员培训会？ 会议的议题有哪些 哪些问题会在会上讨论？ 主要问题要讨论清楚 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题的展开，不能漫无边际，要紧扣主题 任务四 拟定会议议程和日程 最新.课件 * 会议必须紧扣议题 案例：李锦记家族会议与公司会议 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，规避了家族企业管理问题学习附件二：李锦记家族会议 任务四 拟定会议议程和日程 最新.课件 * 会议时间有限，会有要出成果 K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题： 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 3、销售人员招聘条件 4、产品质量问题 5、公司股票表现 6、公司环保政策执行 7、公司新厂址搬迁事宜 8、招聘毕业生培训计划 9、公司企业文化建设 10、售后问题讨论 任务四 拟定会议议程和日程 最新.课件 * 议题