采购与应付子系统详解教学提纲.ppt

采购与应付子系统详解;参考教材及资料;;第一节 采购与应付子系统概述;二、采购与应付子系统的特点和目标 （一）特点 1、数据处理量大 2、数据变化频繁 3、核算方法较复杂 4、与存货子系统和账务处理子系统存在频繁的数据传递关系 （二）目标 1、采购核算与管理 2、应付账款的核算与管理 3、提供各种管理信息;第二节 采购与应付子系统流程分析;1、确定需求 请购单 是企业内部建立的一种请求采购某种商品的文件记录，其目的是为了保证企业在某一特定时???能够及时使用。 可以手工编制请购单，也可以由MRP（物料需求计划）系统自动编制请购单。 MRP系统可以自动进行相当复杂的分析，根据客户对货物的需求以及客户本身的生产进程来决定是否有采购的必要。请购单一旦编制完成，就自动传递给有关负责人员进行审批。;2、选择货源 系统自动检查与供应商的供货合同是否已经签订。如果已签订了相关的合同，系统将核实所需的数量。如果还没有签订相关的合同，则编制一份报价请求文件。 系统采用了许多技术方法来支持货源选择过程。它会自动监测与供应商签订的纲要性协议书。系统保存了有关供应商、合同有效期以及限额数量等相关信息。 系统会将已获得批准和未获得批准的货源列表保存下来。根据以前保存下来的某项货物的供应情况，选择若干个供应商，邀请其就所需货物投标。;3、报价请求 在选择好若干个供应商后，系统会自动生成一份报价请求文件。报价请求编完后传递给供应商，请其对所需货物及劳务的价格及付款条件给予确认。 报价请求既可以采用纸质文件的形式传送，如传真，也可以采用电子形式传递，如EDI。 报价请求上还必须详细说明申请的截止日期以及投标的指导说明。 问题：报价请求与请购单包含的信息是否相同？;4、选择供应商 系统会自动将企业的采购要求与报价单中记录的供应商的报价进行比较，挑选出最合适的供应商，然后向其他参与竞标但竞标失败的供应商发出拒绝信。 经常要用专门的技术或经验评估供应商。系统可以提供一种自动对供应商进行评估的方法，可在采购业务流程中协助企业完成评估。 报价信息会储存在采购信息记录中，以备将来参考。;5、发出购买订单 购买订单用来确定供应商，确认订购货物名称、数量、价格、交货日期、交货方式和付款方式。 企业经常会建立自己特定的系统，以便针对特定的请购单自动签发购买订单。如，系统可以在不超过规定的价格或者数量的标准下，自动签发一张购买订单。 购买订单的种类： ﹡针对某一商品或劳务的购买订单 ﹡有转包合同性质的购买订单 ﹡有寄售性质的购买订单 ﹡有第三方购买订单 ﹡存货运输购买订单;纲要性协议书 是企业与供应商签订的长期供货的契约性意向书。其通常由信息要点和具体项目两部分组成。 （1）合同 （2）进度协议。一份进度协议可以分若干行项目分别列示，约定由企业制定一系列的进度表，然后报送供应商，这样对于进度协议的每行项目都会建立一个滚动交货进度。（“准时制”方式）;6、验收货物 收货文件的编制方式： （1）当货物入库时，由存货管理系统编制 （2）参考购买订单编制收货文件 （3）先过账到质量检测账户下，如果通过检测，一个转移性的过账操作会将货物从质量检测账户转入存货 在登记收货文件后，系统会编制一份存货文件，以反映实际可以使用的存货究竟有多少。同时会形成相应的会计记录以反映总分类账的处理。;7、确认发票 在支付货款前，必须根据收货文件和原始的购买订单文件对发票进行检查。 对发票进行确认可以将材料管理和采购与系统的其他组成模块（账务处理模块和成本控制模块）衔接在一起。 当发票确认工作完成后，系统还可以自动将购买订单、收货文件与发票3份文件进行核对。;8、付款 付款是按照购买订单或者供应商控制记录中详细规定的方式和条件来执行的。 ;9、控制记录 系统中建立控制记录，必须有其特定的目标，能反映企业的组织结构和业务流程。这些目标通常以代码来表示，为目标设定的代码包括若干区域，分别确定公司、工厂、仓库位置、购买机构以及采购小组。 ◆公司代码确定了一个具有资产负债表和损益表的会计实体。 ◆工厂代码用来确定某个独立的场所。 ◆仓库代码用来确定货物存放的具体位置。 ◆购买机构