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对高校档案分类办法的认识 【摘 要】国家教委颁布的《高等学校档案实体分类办法》和《高等学校档案工作规范》 （以下简称《实体分类法》和《规范》），是对高校档案进行科学分类的依据性文件，它是一个严整的分类体系，具有可包容性、系统性和相对稳定性。对于实现高校档案工作标准化和规范化，产生了重要作用。 【关键词】档案分类法 高校图书馆 科学分类中图分类号： G4 文献标识码： A DOI： 10.3969/j.issn.1672-0407.2016.05.200 一、《实体分类法》和《规范》是根据档案管理的逻辑 原则和方法，对档案进行科学分类管理的规范标准 （一）只有对档案进行系统的整理、科学的分类，才能 为档案的保管、鉴定和利用等管理工作奠定坚实的基础。档 案实体分类的基本原则： “档案的实体分类，必须按照档案 的形成规律，维护其历史上固有的来源、时间、内容和形式 等方面的有机联系” 。高校档案数量大、范围广、门类多， 这就构成了高校档案的综合性和广泛性。实体分类法遵循 “最大限度保持文件材料之间的历史联系”的原则，把产生 于高校各项工作活动领域中的管理性文件材料和业务性文 件材料，作 一个有机 系的整体划分 十大 。 种方法有 的可操作性，有充足的理 依据。 之以往的文 档案以 机构 基 的分 方法具有明 的 步性。 （二）分 是按照本 属性和 著特征，将一大 分 若干小 的 方法。分 以划分 基 。 体分 法用划分的 把十大 档案“ 格按从 到分。从一般到具体的划分”。做到各 之 ，各 相同 位之 的划分 次清楚，界限分明， 准一致，互不交叉。下位 目的外延之和等于上 目的外延。如行政 档案包括了行政工作中 和管理方面有 系的整套材料。 《 体分 法》把行政 档案分 XZ11- 合、 XZ12-人事、 XZ13- 、 XZ14-医院管理、 XZ15- 、 XZ16- 管理、 XZ17-档案七小 。 就从 上包容了 档案全部材料，而各小 之 又互不交叉。 （三）档案档号 构符合 原 。高校档案 体分 法的档号 构把十大 档案的档号 一成一个相同的模式：年度号 +分 号 +案卷号。具有唯一性、 定性。例如党群 分 DQ11（ 合）、 DQ12（ 委） 、DQ13（ 部）??即按照 2015-DQ11-1?? n、 2015-DQ12-1?? n 模式 立档号， 种档号模式便于排架和 找利用， 也利于插卷和 索，更利于 算机管理。 二、《 体分 法》和《 范》既有 一的分 原 ，又有多元性和灵活性，有很大的通用性和使用效果 （一）实体分类法打破了文书、科技、财会三大块的界限，每大类按照文件材料的形成和有机联系归类 同位类目必须使用同一分类标准。类目划分适度，大体设置两级类目，但允许根据情况平行增设一个同位类目。具有原则性，同时又有一定的灵活性。我校在十大类的基础上增设了声像档案、实物档案、人物档案、论文论著档案。实物档案、人物档案、声像档案在校史研究、校史馆建设、校园文化建设等学校工作任务中发挥了主要作用。而论文论著档案的管理又是我校档案管理工作的一大特色，论文论著在我校学术交流、职称晋升、业务人员业绩考核等工作中发挥了重要作用。 （二）实体分类法具有多元性和灵活性，又表现在不同的档案类别可有不同的分类依据 如教学类档案在设置二级类目时就包括按教学层次设置和按教学环节设置两种方法。各院校可根据自己的特点选 择。教学档案按环节划分可归纳为： 招生、课堂教学与实践、学籍管理、学位与毕业分配等环节。既有管理性文件又有业 务性文件，反映了教学活动发展的全过程，保持了文件材料的成套性。但教学文件材料的分散性又是成套性的一种现象。而且随着学校的发展，学校规模的扩大，教学活动又是分层次的进行的。 三、实体分类法虽然有较强的科学性和实用性，但我们 在实践中也遇到一些问题，我们都摸索了一些解决办法 （一）《实体分类法》 在整理编目中没有考虑保管期限，档案无法按保管期限长短依次排列 这在将来保管期满的档案销毁时，将遇到很大麻烦，因为许多短期卷夹在中间，抽出销毁后就会出现许多空号，无法填补，如果要保持连续性就需串号，这样势必造成混乱，不仅定期清点库房时造成不便，也使已有的检索工具都失去功能。作为档案，由于保存利用价值的不同，必然有不同的保管期限，对不同的保管期限档案的排列上必须给予考虑，这是档案管理中的一个实际问题。我校在工作应用中采取了文件材料整理鉴定阶段保管期限初排列和予立卷相结合的方法，尽可能的保持同一类别的案卷永久、长期再短期的依次排号顺序，解决了排列不分保管期限的问题。 （二）《实体分类法》的档号结构设置，在一、二级类目前冠以年代号 这样的编号在实际应用中也表现出一些不便。党群、行政、教学、外事、出版等类档案在