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大学科研档案管理实施细则 科研档案是指我校在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，由科技处和档案馆共同负责科研档案工作的业务指导、监督和检查。 第一条 科研档案的归档范围及保管期限 （一） 科研档案归档范围 1、科研项目：国家基础性重大研究项目、国家高技术研究发展计划、项目、国家重点科技（攻关）计划项目、国家自然科学基金项目、国家杰出青年科学基金项目、海外青年学者合作研究基金项目、国家创新研究群体计划项目、国家重大研究计划项目、教育部重大项目、国防科研计划项目、学校正式签订的国际合作项目、经科技处确认的其他项目。 2、科技成果：获得国家级奖励的成果、获得省部委、市级奖励的成果、通过鉴定、评审的成果、获得专利权的成果、经科技处确认的获得其它奖励的成果。 3、科技合同：包括各类科研项目签订的合同。 （二）科研文件归档范围 1、准备阶段：申请报告（开题报告、方案论证、预研报告、调研报告）；审批文件、合同书、协议书、技术合同。 2、研究实验阶段：各种考察调研的原始记录；实验、分析、整理数据、测试等原始记录、图表；设计、工艺的技术规范；技术说明；研究报告、论著；实物、样品、标本照片、录像。 3、总结鉴定实验阶段：工作总结、科研报告、使用报告、论著；鉴定材料；年度计划实施检查情况报告。 4、成果和奖励申报阶段：申报奖励材料；申请专利材料；得奖材料。 5、推广应用阶段：成果推广应用、技术转让等材料。 （三）科研档案保管期限 科研档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由科技处负责确定，校综合档案室只接收永久、长期保管的科研档案。 第二条 科研档案归档时间 由科技处负责归档的科研文件，课题负责人在项目完成2个月内交给科技处，由科技处统一于次年6月底前归档；其它非科技处负责归档的科研项目文件由课题负责人在项目完成2个月内，来档案馆办理归档，办理归档手续后的科研项目方可结题。 第三条 科研档案（纸质）归档整理要求 （一）根据科研文件材料形成的规律，对科研文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，一个项目组成一卷或多卷。 （二）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），文件材料的整理单位为件，一事一份文件的为一件，正文与附件为一件，同一项目多份文件为一卷；书、图册等一册（本）为一卷，同一项目奖状、证书等奖品为一卷。 （三）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。 （四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中图号或文件编号为图样的图号、文件的文号、名称为科技文件标题的全称、张次为每份科技文件首页上标注的页号，备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 （五）拆除文件材料和表格金属物，并用线绳沿文件材料的左侧装订。 （六）归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。 第四条 科研档案归档移交手续 （一）科技处档案管理人员或课题负责人向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。 （二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。 （三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。