企业档案管理宣传提纲 文档收集.pptVIP

四、企业文档与企业员工的关系 1 、企业的任何员工或任何岗位，实际上已经成为企业 文档的形成者和利用者——全员的概念 2 、企业的任何员工或任何岗位，都拥有具体的文档形 成任务和完成任务的标准——责任的概念 3 、企业的任何员工或任何岗位，都可以在企业可控制 的范围内利用企业已经生成的文档信息——有效利用的概 念 4 、企业的任何员工因任何原因离岗，都必须清理并移 交自己责任范围内的文档材料——信息资源属权的概念。 企业档案管理 第一讲 企业档案的作用 环保科技有限公司 2014 年 12 月 目 录 ? 企业档案的概念 ? 企业档案的作用 ? 企业档案的意识 ? 企业档案与企业员工的关系 ? 企业档案与企业利益的关系 本次培训目的： 1. 了解企业档案的基本概念 2. 提高企业档案管理重要性的认识； 3. 增强企业职工档案管理的意识 一、企业档案的概念 1 、 企业档案 ： 企业在研发、生产、经营和管理活动中形 成的有保存价值的各种形式的文档。 企业档案是企业知识资产和信息资源的 重要组成部分。 所以必须要重视企业档案管理 企业档案是企业在各项活动中直接 形成的真实记录。作为信息与存在形式 完整统一的原始记录物 , 企业档案的信 息反映了企业经营管理、生产、科研等 各个方面实践活动的面貌 , 成为企业知 识实在的表征之一 , 而档案的实体则构 成企业知识的一种重要的媒体或介质。 例如：公司的一个项目案例中，其档案文档所包 含内容应该有：项目合同，项目任务书，项目计划书 ，项目设计计划，设备购买计划，施工方案，安全、 消防措施与紧急预案，施工过程中的施工记录，紧急 事件采取的措施，应用的科技技术，项目竣工报告， 客户验收记录，项目交接记录等等。 假如一个项目中还有分包商的情况下，还需要分 包商的资质，并有特殊工种、危险工种专业证书的检 查记录（或复印件）。 上述内容是企业活动中作为信息与存在形式完整 统一的原始记录物，是构成档案实体的一种重要的媒 体或介质。 2 、 企业档案工作 ： 企业履行档案管理职责的行为和活动。 在企业活动中，企业档案工作是企业研发、 生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 我们必须要做好企业档案的管理！ 企业档案工作应以“满足企业各项活动 在证据、责任和信息等方面的需求”为导向 ，运用现代技术与管理方法，通过资源整合 和开发，为企业研发、生产、经营、管理和 持续发展提供有效服务。 3 、 企业档案工作原则 ： 集中统一领导，分级管理，确 保档案的完整、准确、系统和安全， 实现企业档案资源的有效利用。 这是我们做好档案管理工作的目标！ 企业档案的利用，既是企业档案工作的基 本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企 业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不 断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值 。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的 各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质 量的根本标准。 二、企业档案的作用 企业档案管理是 “以合同为核心， 以企业利益（经济效益）为第一位”的 ，所以企业档案在企业活动中的作用更 显重要。 主要包含以下四个方面： 1 、法律证据作用 2 、责任认定作用 3 、信息支持作用 4 、文化积累与承传作用 1 、法律证据作用 企业档案是证据存在的基本要素。 在企业活动中，合同争议是一种常见的法律案件。企 业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是根据实 际情况增加的补充、变更协议，由于这些合同或相关原始 资料的缺失，使得企业在合同的履行过程中发生争议，协 商不成而被推向被告席位时败诉的局面在所难免 。 企业在应对上述各种诉讼案件中必须寻找有力的证据 材料，为企业避免不必要的经济损失，维护企业权益。而 这些证据主要来源于去也档案之中。 所以，我们应该在日常档案管理中增强法制意 识，及时收集、整理、保存好档案。 企业管理千头万绪，但万变不离其宗，业务经 营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金、 企业文化、社区往来，文件收发、签章盖印、信函 交寄等等这些事务性工作，都离不开企业档案 。 所以从领导到普通员工必须统一思想认识，要有法 制意识与观念；要有保存原始凭证、文件记录的习 惯；要有程序制度逐级办