公司接待管理制度规定.docxVIP

公司接待管理规定 作者: 日期: 文件名称 文件编号 hajy-xz -05 生效日期 15年06月01日 公司接待管理规疋 版次/页次 第1版/共4页 受控状态 受 控 1. 0目的 为加强公司对外交流和开展业务合作，及时为来访者提供优 质服务，充分展示公司良好的精神面貌，按照热情，节俭、 对等的接待原则，规范公司对外接待工作，特制定本制度。 2 .0 适用范围 适用于来公司参观、访问、考察的客商和所有来宾。 3.0管理职责 公司董事长、总经理、副总经理认为亲自接待的来宾以外， 其余由办公室负责接待工作。 4.0定义 普通客人——与公司发生业务关系的一般人员（含应聘人员）。 重要客人一一政府部门高级领导、 重要客户、公司协作单位领导、 外宾等为重要客人。 5.0工作程序及接待层次 指引：客人来访时，办公室接待人员应引导客人到指定位置，及时奉 上茶水 要求：负责接待人员应主动、热情、大方、微笑接待客人； 通知：通知被访者，告知客人姓名、单位。如被访者不在，请示相关 领导是否安排相关人员接待。 用餐：如来访客人需用餐，则由接待部门通知办公室安排用餐，具体 标准参见用餐相关规定。 确认：客人离开，由接待部门在《来访信息记录表》上确认。 接待层次： A: 原则上招商类接待，县区级及以下，由分公司安排自行接待； 市省级招商由分公司一名领导陪同，总公司领导亲自接待。 B :事关公司形象及重要外联活动，由总公司领导或安排人员接待。 6.0接待流程 6.1提前预约好的客人，办公室确定客人的详细资料（如来访的目 的、来访客人单位、姓名、人数等），提醒相关部门及人员做好 接待准备工作。 6.2，临时来访客人，公司前台先通知办公室主任，由办公室主任引 见相关接待人员。 6.3 重要客人来访接待流程 6.3.1公司内部做好接待事前安排，根据接待方案，责任到人与各时 间点 632办公室根据客人人数，提前安排人或车辆到指定地点迎接。 6.3.3.做好宾客迎接牌。会议室安排茶点、水果、咖啡、毛巾、笔、 纸、席卡（确定双方出席人员）、公司介绍资料以及灯光、空 调的开启等设施、物品。 634开启公司大厅灯光、样品展览室、显示屏幕等接待设施。 635安排摄影人员。办公室指定摄影人员对整个访问过程实施摄影。 6.3.6如有需要，可以安排重要客人与公司领导留影、 留念、题字（题 字薄）。 6.3.7根据需要，宴请或带领来宾观光，公司相关领导陪同并派专车 接送。 6.3.8客人离开公司，由相关领导或部门人员送行。 6.4客人到访接待工作与事宜安排 6.4.1根据客人身份等级（如重要客户、政府重要官员及社会名流）， 公司领导及有关部门领导应主动在门口迎接并引进会议室。 6.4.2根据主宾位置安排入坐，接待人员倒茶添水。 6.4.3公司主持人致欢迎词后，幻灯片或DVD介绍公司情况；中、英 文人员专场解释。 6.4.4请来访者提问，公司专人负责回答问题，专业人员提供相关资 料。 6.4.5引领客人参观考察，专业人员陪同解释。 6.4.6参观结束。客人用餐、住宿、赠送礼品等行为按照相关标准执 6.5用餐标准 6.5.1客人的用餐标准，餐费标准在 60—80元/人，不含酒水。重要 客人餐费标准在120 —150元/人，不含酒水。特殊重要客人，视情况 而定。 6.5.2陪同人员应引领客人到指定酒店就餐，具体费用报销时需二人 以上人员签字认可，任何人陪同客人用餐需要有办公室及公司 领导批准的接待申请单，否则视同无效。 6.6住宿标准 一般来访人员可以不用安排住宿，若安排，标准则为公司协议 价标准间。重要客人住宿标准为三星级标准。特殊的高级别客 人，住宿要求请示总经理后另行安排。 6.7纪念品标准 一般客人若要发放纪念品，金额控制在 200-500元/人。重要 客人，视情况而定。 6.8记录表单： 《接待申请单》 《来访信息登记表》 核准 审核 编制 修订次数 01 02 修订日期  接 待 申 请 单 填单时间: 申请人 申请部门 陪同人员 接待地点 起止时间 年 月 日至 年 月 日 接待事由 简述 就餐人数 人 就餐标准 元/人 住宿标准 高标间 标间 普标 cd a m 礼品/礼金 经办人 部门经理 分管副总 总经理 接 待 申 请 单 填单时间: 申请人 申请部门 陪同人员 接待地点 起止时间 年 月 日至 年 月 日 接待事由 简述 就餐人数 人 就餐标准 元/人 住宿标准 高标间 标间 普标 匸 u 匸 礼品/礼金 经 办人 部门经理 分管副总 总经理 来访信息登记表 序号 来访时间 来访单位/个人 来访事由 接待部门 备注