制作发票注意事项.docxVIP

制作商业发票时，应该注意如下几点： 1） 出口商名称。发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码，其中出口商名称和地址应与信用证一致。 （2） 发票名称。在出口商名称下，应注明“发票“（ Commercial Invoice 或 Invoice）字样。 （3） 发票抬头人。通常为国外进口商。在信用证方式时，除非另有规定， 应为开证申请人。 （4） 发票号码、合同号码、信用证号码及开票日期。发票号码由出口商自 行按顺序编制。 如信用证要求发票上显示合同号码和信用证号码， 则合同 号码和信用证号码应与信用证所列的一致。开票日期应早于运单日期。 （5） 装运地和目的地。应与信用证所列一致，目的地应明确具体，若有重 名，应写明国别。 （6） 运输标志（唛头）。凡来证有指定唛头的，按来证制作。如无规定， 由托运人自行决定是否采用唛头； 如采用唛头，亦自行决定唛头如何制作。 运输单据和保险单和其他单据上的唛头，应与发票一致。 （7） 货物名称、规格、包装、数量和件数。关于货物的描述应符合合同要 求，还必须和信用证所用文字完全一致。 （8） 单价和总值。单价和总值必须准确计算，数量之见不可有矛盾，应列 明价格条件（贸易术语）、币种，总值不可超过信用证金额的发票。 （9） 附加证明。大致有以下几种：①加注费用清单：运费、保险费和 FOB 价；②注明特定号码，如进口许可证号、布鲁塞尔税则号；③注明原料来 源地的证明文句。 （ 10）出单人名称。发票由出口商出具，在信用证方式下，必须是受益人。“ U CP500”规定，商业发票可以只标明出单人名称而不加签署。如需签字， 来证中应明确规定，如 Signed Commercial Invoice. 商业发票的制作要求： 商业发票是出口商向进口方提供的一种所供货物及其价格的清单。 它是各种出口票据的核心单据。 制作发票应注意以下几点： 1；发票要与信用证或合同相符； 在采取信用证付款方式时，发票描述要与信用证规定严格相符，特别是名称，规格，数 量，单价，包装等，不能有任何遗漏或多或差异。如果是托收方式，发票制作应按合同 要求和实际装运填列。 2，发货人要填写正确；除非信用证另有规定，收货人均应填写申请人。如属于托收方 式，则收货人一般为合同买方。 3；信用证上列明的特别要求要注明；如果信用证上规定在发票上注明包括运输船名， 货物原产地， 信用证号， 进口许可证号以及其它证实条款， 比如“非议付单据快递条款” “传真副本单据”等等，均应照办。 4，对佣金，折扣等用词要正确；如果信用证或合同规定的单价含有“佣金”，发票决 不可以“折扣”代替。如果信用证规定为“现金折扣”则也不能只写“折扣”或“贸易 折扣”。总之，此类项目一个字不能错也不能省。 5；发票金额不能超过信用证允许金额； 6；注意发票与其他单据表面有关内容一致； 7，必须正式签字生效； 8；“有错当查”和“证实发票”；为了在发生错误或遗漏时可以更正或更换，有的要 求在发票下端注明： E..O.E ( 有错当查 ) 字样。另外，有些国家的进口商按国家的法令 和商业习惯，要求在发票上加注：“证明所列内容真实无误”字样或“货款已收讫”字 样，一般情况下都可以照办。但后一种被称为“证实发票”的，则不能有“ E..O.E 字样 . 公司档案管理制度 一、总则 、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特 制定本制度。 、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走 或销毁。 二、文件材料的收集管理 1 、公司指定专人负责文件材料的管理。 2 、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅 后归档。 、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收三、归档范围 、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型 、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4 、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5 、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求 、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 、归档的文件材料种数、份数