办公室人员应该如何做好接待工作.pdfVIP

办公室人员应该如何做好接待这方面工作 接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够 集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质 和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。 • • • • 接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求 是：热情周到，耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注 意把握好以下几个环节。 • • • • 一、认真细致地做好接待前准备 • • • • 接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。 首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或 电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚 上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握 上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、 活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地 点等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况 后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈 汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念 品赠送、结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都 要细化到单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区 别，因人而宜，根据需要妥贴安排。方案制定之后，要送有关领导审 阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让 每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需 1 要随时调整，并及时通知有关工作人员。 • • • • 二、热情周到地做好接待中服务 • • • • 在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参 观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。 • • • • (一)迎接引导，沿途介绍。对接待者来讲，来访的都 是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人 人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等 或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主 动向客人介绍景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有 大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要 注意引导客人时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导 的顺序、乘坐车时的礼节等。 • • • • (二)座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要 根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得 太空落；人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆 放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。 • • • • (三)食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排， 事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客 人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安 排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对 等或高半格，并安排好座次、致词等。 • • • • ( 四)参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车 2 辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可 安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或 矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点 等。 • • • • (五)注意送行，善始善终。活动结束后应安排好送行， 不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工 作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人 住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。 • • • • 三、及时全面地做好接待后总结 • • • • 整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认 真全面的总结，看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些 问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过 总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头 绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安 排有留影照像，要及时将照片寄给客人。 • • • • 一个地方或部门能不能给客人留下良