重要来访及会议准备标准.docxVIP

为合理安排公司资源，提高各部门会议效率；同时给公司树立良好的企业形象， 总经办现面向公司内部实施会议室、会客室使用管理制度，具体办法如下。 一、 适用范围：公司会议室、会客室的管理与使用。 二、 权 责 1、 总经办：全面负责会议室日常管理。 1）会议室使用接收及相关协调工作； 2）会议室物资准备； 3）会后会议室整理。 2、 各部门：负责会议室、会客室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1）会议室的及时申请； 2）会议中会议室、会客室内所有器材设备的保管与维护。三、 会议室、会客室使用标准及申请 1、会议室：公司内部会议、 部门会议、员工培训、员工工作面谈、 招聘面试。 2、会客室：接待供应商、商务洽谈，以及总经理的重要客人。 3、除面试外其他所有需要使用会议室、 会客室请提前至少一小时通知到行政 助理。 四、 会议室、会客室使用前准备 1、会议室使用前准备： 1）公司级别会议 / 培训需要行政助理提前 15 分钟准备调试好相关物品 （投影 仪、空调、准备茶水）； 2）部门级别会议 / 培训由部门自己准备相关物品。 2、会客室使用前准备 1）供应商接待，商务洽谈等人数较多的客人应安排在大会客室进行接待，其余 重要来访人数较少（ 4）且只需要总经理出席的安排在小会客室； 2）供应商接待、商务洽谈等重要客人来访前行政助理根据会议负责人要求准备 相关物品（空调、茶水、水果等） ； 3）洗好茶具； 4）清理桌面和地板； 5）打理绿植。 五、 会议室、会客室使用 1、会议室使用 1）会议召开前 15 分钟内，行政助理根据会议负责人的要求， 准备好会议期间的 各项设备。 2）会议期间如设备出现故障，会议负责人请迅速联系总经办前往解决。 3）各会议参会者应有效控制时间。 4）任何部门或个人在使用会议室期间， 必须爱护会议室的设备设施， 安全使用。 （如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿 ） 5）会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾 等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等 还原，离开时关闭电源、空调。 2、会客室使用 1）客人到达前 15 分钟根据接待标准准备好茶水空调，调整光线等。 2）会客期间注意添水等。 3）大会客室门长期关闭，钥匙由总经办保管。 各级别接待标准如下： 级别 类型 接待标准 R 级客户 业务合作伙伴（如快递） 矿泉水 SR级客户 厂商普通代表业务员 普通茶水飘逸壶 SSR级客户 重要厂商高管、公司贵客 功夫茶、现磨咖啡、小吃 六、 会议室，会客室清洁 1、会议室使用完之后由会议申请人及时告知行政助理，由行政助理安排会议室 的整理工作，具体工作如下： 1）清理会议室桌面。 2）整理座椅。 3）投影仪、电脑、音响等设备电源是否关闭的检查。 4）清扫地面，收拾垃圾。 5）白板清洁或白板纸换页。 6）其它有碍整洁美观部分整理。 2、会客室使用完之后及时告知行政助理，整理会客室，具体工作如下： 1）清洗茶具。 2）清理桌面和地板。 七、 注意事项： 1、会议室如需使用电脑请各部门自行准备， 并请认真做好保密工作， 严禁传播、 泄露公司商业秘密； 2、 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。 ； 3、 会议室使用遵循先全局后部门会议、 先紧急后一般的原则， 如遇到会议室占用，总经办负责协调工作； 4、 投影仪等设备由总经办调试，未经允许，不得随意变动。 以上规定中涉及的相关部门及相关人员请按照规定执行相关事宜， 如未按照规定 执行给公司带来无形损失，由相关人员承担相应的责任。