采购部规划和管理.pdfVIP

采购部规划和管理 现状 1 ：采购流程不规范，主要存在与供应商管理，供应商开发，报价， 下单，对账等一系列问题。 A ：供应商开发开没有收集相关的信息（营业执照，生产设备信息， 公司人员信息等）。 B ：没有针对供应商做相关的等级分类。 C ：没有正式的供应商报价单和比价信息。 D ：下单没有一系列正常的规范操作（采购订单没有打印，价格，交 期缺失等）。 E ：和供应商对账出现分歧比较多，没有规范的对账流程和数据。 F ：给供应商付款后发票不能及时收回。 解决方法：A ：针对供应商开发需要采购人员先给供应商发送《供 应商信息调查表》，等供应商把表格回传后，采购人员和部 门主管确 符合初步筛选合格后和供应商确认时间进行实地考察，到供应商工 厂考核后进行打分，如符合我公司要求就导入合格供应商，如不符合 就直接淘汰。 B ：在和供应商进行一段时间的合作后（半年或者一年）进行数据 的评估（主要针对价格，交期，质量，服务等），分三个等级（详见合格供 应商目录表），a 级供应商应多给订单和优先给订单，b 级供应商可以 正常给订单，C 级供应商属于备选供应商。 C ：采购人员每次下单前需要让供应商以正式的文件发送报价单， 应遵循两家或两家以上的供应商报价，报价全部收集好后做一个比价 表然后和采购订单一起报送到部 门主管签字审核。 D ：采购人员下单一定要接收到需求部门的正式纸质需求单才能 进行下单操作，不允许口头或者其他形式的需求进行下单，采购订单 一定要产品信息,价格，交期等一系列详细的数据，等部门主管签字审 核后再敲章后发送给供应商，一定要让供应商签字敲章回传，把回传 后的采购订单和需求单整理好放到文件夹存档。 E ：和供应商对账需要在规定时间内对好，针对一些新供应商要 及时提醒，供应商发过来对账单后采购人员要及时对账并发现问题， 如果没问题及时回复供应商让其及时开票，对账信息要和供应商确 然后归档。 F ：在给供应商付清余款前必须让供应商把发票先开过来，收到 发票后才能让财务付款。 2 ：各部门采购流程中的配合 问题 A: 目前需求部门给的采购申请单自己潦草甚至模糊不清楚，不 能让采购人员及时的看清楚采购需求信息。 B ：其他部门随意到采购部进行产品翻动和数据查看。 C ：需求部门的信息和采购部门的信息不及时或者不一致。 解决方法： A ：需求部门要把采购申请单打印好之后，经过部 门负责人签 字再给到采购部门进行采购。 B ：样品需要整理到仓库或者单独的一个地方，其他人员不能 随便到采购翻动东西 C ：需求部门在提出申请时给出的产品信息或者样品一定要 让采购部确 ，采购部给的样品要让客户确 后一致后才能下单。 针对以上问题点和解决方法可以归纳为以下几方面 一、采购部首先要确立一下管理制度 1、 采购人员的工作职责及基本目标（如采购交货及时率， 产品合格率，价格等）； 2、 采购计划的制定、采购订单的操作及采购订单的审 批程序； 3、 制定选择、评审供应商的程序文件； 4、 确定公司自己的采购方式（如物料分类采购，集中采 购，年度采购等采购方式）； 5、 供应商评估体系文件、供应商等级评定，； 6、 标准采购合同模版的建立及合同签订管理文件； 7、 异常情况处理体系及文件； 8、 询价、比价、批准采购的体系文件； 9、 采购计划的制定、批准、采购动作、采购付款、采购 入库、采购物资发票的一系列管理文件。 二、采购人员设置 采购主管 1 人，采购员 2 人，采购内勤 1 人 1、采购主管：统筹、日常管理和跨部门沟通； 2、采购员 ：执行日常采购工作； 3、采购内勤：负责实施采购计划的合并、记录、入库跟踪、 对账付款相关工作及档案的建立、管理、更新等。 三、采购部工作重点 1、供应商的选择。 　　首先我们采购部要做到多开发物料资源，调查价格，做到货比 三家，控制