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外贸单证员的工作流程 外贸单证员的工作流程 1 1．客户询盘： ．客户询盘： perchase Order Order Inquiry 一般在客户下 perchase Order之前，都会有相关的 Order Inquiry给业务部，做一些细节上的 一般在客户下 之前，都会有相关的 给业务部，做一些细节上的 了解。 了解。 2 2．报价： ．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包 peroforma Invoice  装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 装规格及柜型等， 给客户做正式报价。 3 3．得到订单： ．得到订单： perchase Order 经过洽谈，收到客户正式的订单 perchase Order。 经过洽谈，收到客户正式的订单 。 4 4．下生产订单： ．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5 5．业务审批： ．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按 “出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按 “出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能 将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由 将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由 业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款 业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款 和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程 和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程 员跟进。 员跟进。 6 6．下达生产通知： ．下达生产通知： ,  ,  业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知 通知工厂按时生产： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知 通知工厂按时生产： 6.1 L/C 1 L/C L/C 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业 ：如果是 付款的客户，通常是在交货期前 个月确认 已经收到，收到 后应业 务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题， 务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题， 如有问题应立即请客人改证。 如有问题应立即请客人改证。 6.2 T/T 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 ：如果是 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3 D/A 6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 ：如果是放帐客户，或通过银行 等方式收汇等，需经理确认。 7 7． 验货： ． 验货： 7.1 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 ：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货 ：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货 日期告知计划部。 日期告知计