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某企业销售管理信息系统开发案例 1 系统规划 1.1 项目背景 某企业是一家采用金字塔式组织结构、内部分工简单、业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专 营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销 售，而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品专营方面已具有较大规 模，业务的范围已突破原有的地域范围，形成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到 以前的数倍。企业在快速成长的同时，对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出 了新的要求，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧，企业的 高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希 望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。管理信息系 统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管理现状，使企业得到更 好的发展。 1.2 企业现状 根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，企业没有 采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重 复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无 法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量 大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般 由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不 清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式， 一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无 法适应市场的瞬息万变。企业现在采用的是金字塔式的组织结构。 1.3 开发原因 基于上面的企业现状可知：企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁 琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财 力。企业规模的不断扩大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。该企业销售完产品 后，没有提供相应的售后服务，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，拖欠款的情况没 有能得到及时有效的控制，影响资金周转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更 加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。在对该公司 原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息， 但都是以WORD 文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利 用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况 进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。 目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人 才，为信息系统的管理应用提供了前提；企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，企业领导和 大多数员工的配合支持；系统开发应用潜力很大；系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出 来，改善了企业内部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和经济效益，促使企业 进一步发展。 1.4 系统目标 销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动 化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高 企业各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现 办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。具体如下： （1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，做到高效率。公司市场、开票、结算、 财务、仓储等部门全部实现自动化管理。 1 （2 ）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是 商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。 （3 ）通过业务的整合和组织结构的调整，提高数据的准确性，避免逻辑的错误和人为的