商场钥匙管理规范.doc

钥匙管理规范 一、目的：为有效的对广场日常工作中使用的钥匙进行规范管理。 二、范围：适用于所有广场钥匙管理规范 三、钥匙分类 租户 广场消防通道门及商场大门钥匙 设备机房、工程、物业仓库钥匙 四、各部门职责 工程部：负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。 物管部：负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认，并做好钥匙的标识与借用登记。 工程经理/主管：负责与施工单位钥匙移交的确认，并与租户中心做好移交手续。 物管部经理/主管：负责与工程部钥匙移交的确认，并对钥匙的保管进行定期检查。 五、钥匙整理 应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上示签，加以注明。 六、钥匙的损坏或丢失 当发生丢失或损坏钥匙报告时，应记录事件经过，并上报本部门主管/经理。采取补配钥匙或换锁措施。 七、分级管理 根据集团公司下发的《管理指引》内相关内容，对广场各类钥匙进行三级管理。 一级钥匙管理规范 一级管理：为商户留存的封存钥匙。 接管与封存 营运部（客服部）接收客户留存的钥匙并在《钥匙管理清单》上记录更新。由物管部经理及消防主管签字确认。 营运（客服）人员陪同客户至消控中心，消控中心人员根据物管部经理及消防主管签字确认记录，当面将钥匙放入封存（密码）钥匙箱，进行封存。 锁闭封存钥匙箱并加封条。 使用 发生紧急事件（跑水、着火等）时及时通知商户紧急联系人，经紧急联系人同意后使用。 如联系不到紧急联系人，须经主管副总同意后使用。 使用时两人到场，并填写《钥匙借用登记表》 管理控制 物管部经理每周对钥匙的封存情况检查一次； 封存钥匙箱实行双重管理。 密码钥匙箱钥匙封包并存放在消控中心二级管理钥匙箱内，需得到物管部经理同意后方可拆封使用，使用后需重新封包存放。 密码钥匙箱密码有物管部经理负责保管。 钥匙的损坏或丢失 当钥匙发生丢失或损坏时，消控中心当值人员应及时报告物管部经理及消防主管并记录事件经过。物管部经理/营运（客服）主管与业主（商户）联系，征得业主（商户）同意后，采取补配钥匙或换锁措施，确保遗失钥匙单位的安全，并更新《钥匙管理清单》相关记录。 二级钥匙管理规范 二级管理：为备用钥匙，主要包括楼顶平台、消防通道等处需锁闭大门钥匙，各类工程机房的钥匙。 接管与封存： 所有备用钥匙均需《钥匙管理清单》上登记并由经物管部经理、消防主管签字确认。 所有备用钥匙经确认后，应根据钥匙的用途及部门的不同做好钥匙标识。 所有备用钥匙统计存放在消控中心二级管理钥匙箱内。 使用： 当公司员工因公事要求使用备用钥匙，须经消防主管及以上人员同意后使用。 借钥人需要求详细填写《钥匙借用登记表》。（日期、钥匙编号、数量、借匙人） 管理控制 安全主管每周对备用的钥匙检查一次。 消控中心人员据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过一星期不还钥匙者，应上报消防主管向借钥匙部门催还备用钥匙。 钥匙的损坏或丢失 当钥匙发生丢失或损坏时，消控中心当值人员应及时报告物管部经理及消防主管并记录事件经过。物管部经理/消防主管与钥匙原有部门协商沟通，采取补配钥匙或换锁措施，保障遗失钥匙单位的安全，并更新《钥匙管理清单》相关记录。 三级钥匙管理规范 三级钥匙为常用钥匙，由各钥匙常用部门在《钥匙管理清单》进行登记后，交各使用班组自行保管、使用。 使用： 商场开闭店钥匙使用：由物管部商管队长、领班负责保管并在开/闭店时按岗位分区分发。待开/闭店工作结束后统一回收。各班组应对钥匙使用情况进行登记。 其他钥匙使用：由各工作组主管、领班负责日常的保管、分发及回收。并对钥匙使用情况自行进行登记。 各钥匙使用人应保持钥匙标识的完好性。发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时更新改进。 管理控制 各部门、工作组主管负责对钥匙的日常使用及存放管理每周不少于一次检查。并配合物管部进行三级钥匙管理。 钥匙的损坏或丢失 当发生丢失或损坏钥匙报告时，应记录事件经过，并上报本部门主管/经理。采取补配钥匙或换锁措施。并配合物管部更新《钥匙管理清单》相关记录。